60 typische Anforderungen an ein ERP-System in der Pharmabranche
Worauf sollten Pharmaunternehmen bei der ERP-System-Auswahl achten?
Pharmaunternehmen, die auf der Suche nach einem neuen ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem sind, sollten auf bestimmte Dinge besonders achten, denn bei Pharmaunternehmen haben Produktqualität und Produktsicherheit einen besonders hohen Stellenwert. Zudem gibt es eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. die EU-Fälschungsschutzrichtlinie 2011/62/EU und die delegierten Verordnung (EU) Nr. 2016/161, die beispielsweise vorschreiben, dass seit dem 09. Februar 2019 jedes verschreibungspflichtige Arzneimittel vor dem Verkauf einer Echtheitsprüfung unterzogen werden muss. Zudem werden Arzneimittelhersteller oftmals mit dem GMP-Pharma bzw. der „Guten Herstellungspraxis für Arzneimittel“ konfrontiert.
Die besondere Problemstellung von Pharmaunternehmen
abacus betreut seit nun schon fast 30 Jahren viele Produktionsunternehmen aus der Pharmabranche und weiß daher nur zu gut, welche typischen Anforderungen Pharmaunternehmen an ein ERP-System bzw. Warenwirtschaftssystem und somit auch an die Sage 100 stellen. Die Kernproblemstellung von Pharmaunternehmen bezieht sich im Wesentlichen auf die folgenden vier Aspekte:
- Produktqualität und –sicherheit stehen an erster Stelle
- Chargenverwaltung ist essentiell wichtig
- Rückverfolgbarkeit muss gewährleistet werden
- Hohe Anforderungen an die Dokumentation im Rahmen der Herstellung und Lagerung
Da sich die Anforderungen an Software immer aus den Geschäftsprozessen vom Unternehmen ableiten lassen, schauen wir uns im folgenden Beitrag die gängigen Arbeitsbereiche von Pharmaunternehmen an, um auf dieser Basis die typischen Anforderungen an ein ERP-System abzuleiten. Dabei werden die folgenden 9 Bereiche gesondert betrachtet:
- Einkauf und Warenbestellungen
- Wareneingang
- Qualitätssicherung im Rahmen des Wareneingangs
- Produktion
- Etikettierung
- Qualitätssicherung im Rahmen der Produktion
- Auftragserfassung und Versand
- Rechnungswesen und Controlling
- EDI
Los geht es mit den Produktstammdaten und dem Einkauf.
1. Einkauf und Warenbestellungen
1.1 Produktstammdaten – durch Berechtigungskonzepte und kl. Workflows bzw. Wiedervorlagen eine hohe Produktstammdatenqualität gewährleisten
Wenn nichts da ist, kann auch nichts verkauft werden. Bevor etwas gekauft oder verkauft wird, müssen Produkt- bzw. Artikelstammdaten im ERP-System gepflegt werden. Bereits bei der Artikelanlage muss festgelegt werden, ob es sich um einen chargen- oder seriennummernpflichtigen Artikel handelt oder nicht. Einfache Kartonage ist in der Regel zum Beispiel nicht chargenpflichtig, wobei Verkaufsprodukte oder auch Rohstoffe chargenpflichtig und ggf. seriennummernpflichtig sind. Bei einigen unserer Pharmakunden gehört die Stammdatenerfassung, insbesondere von Verkaufsprodukten, auch zum Aufgabenbereich der Geschäftsführung.
Zusätzliche Sicherheit wird gewährleistet, wenn Produkte/Artikel auf „aktiv“ oder „inaktiv“ gesetzt werden. Nur eine ausgewählte Benutzergruppe sollte die Möglichkeit haben, einen Artikel zu aktivieren, so dass der Artikel für Einkaufsbelege (z. B. Bestellungen) und Verkaufsbelege (z. B. Auftragsbestätigungen) verwendet werden darf. Bei der Sage 100 hat man z. B. die Möglichkeit ein umfassendes Berechtigungskonzept zu etablieren.
Um bei den Artikel- und Produktstammdaten ein Vier-Augen-Prinzip zu gewährleisten, sollte mit kleinen Workflows oder mit klassischen elektronischen Wiedervorlagen gearbeitet werden. Das heißt, dass der Sachbearbeiter A im ersten Schritt den Artikel anlegt und dann für den Teamleiter B eine Wiedervorlage erstellt. Der Teamleiter B überprüft die Dateneingabe nochmals und korrigiert ggf. Fehler. Erst dann wird der Artikel vom Teamleiter B auf „aktiv“ setzt, so dass er für den Einkauf und Verkauf verwendet werden kann.
1.2 Produktstammdaten individuell für Pharmaunternehmen anpassen
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Anpassbarkeit der Produkt- bzw. Artikelstammdaten. Sie als Anwender sollten die Möglichkeit haben Ihre Stammdaten nach Ihren individuellen Wünschen anzupassen. In erster Linie bedeutet das, dass zusätzliche benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden können. Bei Arzneimitteln sind z. B. besondere pharmazeutisch-rechtliche Informationen und zusätzliche packungsbezogenen Daten wichtig. Welche spezifischen Artikelstammdaten im ERP-System erfasst werden, sollte jedes Unternehmen selbst definieren können und die Struktur der Artikelstammdaten ohne zusätzliche Programmierungen im ERP-System individuell anpassen. Bei der Sage 100 gibt es für solche Konfigurationen zum Beispiel den Sage 100 AppDesigner. Für Pharmaunternehmen ist es z. B. wichtig, die in Artikel 33 der Delegierte Verordnung (DVO) aufgeführten Produktstammdaten (wie z. B. Produktcode, pharmazeutischer Unternehmer, Name, gebräuchliche Bezeichnung, Darreichungsform, Stärke, Verpackungsart und Packungsgröße etc.) zu erfassen. Einer unserer Kunden hat z. B. einen dedizierten Mitarbeiter, der sich primär mit dem Stammdatenmanagement beschäftigt.
Das ERP-System bzw. Warenwirtschaftssystem sollte in Bezug auf die Produktstammdaten das führende System sein, um z. B. über Schnittstellen die Produktstammdaten an andere Institutionen zu übertragen.
1.3 Lieferantenmanagement
Damit tatsächlich Ware geordert werden kann, muss eine Bestellung getätigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Artikel-, die Lieferanten- und die spezifischen Artikel-Lieferantenstammdaten erfasst wurden. Wie vorab beschrieben sollte es auch bei den Lieferantenstammdaten möglich sein, individuelle Konfigurationen vorzunehmen, um z. B. besondere Zertifizierungen des Lieferanten mit zu erfassen. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn eine Lieferantensammelmappe zur Verfügung steht, um weitere lieferantenspezifische Dokumente oder auch Verträge abzulegen. Gerade bei Pharmaunternehmen spielt das Lieferantenmanagement eine wichtige Rolle, um sicherzustellen und zu dokumentieren, dass mit zuverlässigen Partnern bzw. Herstellern zusammengearbeitet wird. Hilfreich kann es auch hier sein mit Wiedervorlagen zu arbeiten, um z. B. jährliche Lieferantenaudits frühzeitig zu planen.
1.4 Lieferantenbewertung von Pharmazulieferern
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei Pharmaunternehmen ist die regelmäßige Bewertung von Lieferanten. Dabei spielt in der Regel die Liefertermintreue als auch die Qualität der gelieferten Ware eine wichtige Rolle. Über die jeweiligen Bewertungskriterien der Lieferanten sollten Sie individuell entscheiden können. In der Regel stehen diese Kriterien in enger Verbindung mit der Qualitätskontrolle im Wareneingang. Um unnötige Excel-Auswertungen zu vermeiden, sollte das Warenwirtschaftssystem automatisierte Lieferantenauswertungen zur Verfügung stellen, um schnell auf mögliche Schwachstellen und Lieferantenprobleme aufmerksam zu werden.
1.5 Bestellungen aus dem Warenwirtschaftssystem
Leider wird bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen noch oft auf Sicht bestellt, ohne dass die vorhandenen Daten aus dem ERP-System umfassend genutzt werden. Es sollte daher zumindest möglich sein, dass Sie auf Basis von vordefinierten Meldebeständen die notwendigen Artikel disponieren oder in Verbindung mit Produktionsaufträgen, um die notwendigen Waren für die Produktion vorrätig zu haben. Beim Arbeiten mit Meldebeständen wird im Artikelstamm ein Meldebestand hinterlegt und immer, wenn dieser unterschritten wird, erhalten Sie automatisch einen Bestellvorschlag. Deutlich hilfreicher ist es jedoch, wenn Sie bedarfsorientiert disponieren und dafür die Absatzplanung, die ggf. mit Hilfe von dynamischen Berechnungen automatisch erstellt wird, zugrunde legen. Für die Automatisierung der Erstellung von Bestellungen sollten die folgenden vorhandenen Daten aus dem ERP-System genutzt werden:
- Verfügbarer Lagerbestand
- Historische Verkaufsinformationen
- Artikel- und Lieferantenstammdaten
- Wiederbeschaffungszeiten
Auf Basis dieser Datengrundlagen werden automatisch diverse Berechnungen direkt im ERP-System durchgeführt, so dass die Mitarbeiter*innen alle relevanten Informationen auf einem Blick haben und die zu disponierenden Mengen angezeigt bekommen. Mit dem Zusatzmodul „Erweiterte Disposition“ von abacus für die Sage 100 ist solch ein Verfahren möglich. Eine solche Funktionalität ist insbesondere in der Pharmaindustrie hilfreich, da somit auch die aktuellen Trends und die saisonalen Besonderheiten, z. B. die Grippe- oder Heuschnupfensaison, berücksichtigt werden. Zudem ist es wichtig, dass bei der Ermittlung der Menge, die bestellt werden muss, die spezifische Mindestbestellmenge und der Gebindefaktor vom jeweiligen Lieferanten berücksichtigt werden.
1.6 Zusammenfassung: Einkauf und Warenbestellungen
- Umfassende Artikel- (bzw. Produkt-) Stammdaten und Artikel-Lieferantendaten
- Erweiterbare Stammdaten
- Artikel sollten auf aktiv und inaktiv gesetzt werden
- Arbeiten mit Wiedervorlagen um ein Vier-Augen-Prinzip bei den Stammdaten zu gewährleisten
- Umfassende Lieferantenstammdaten (inkl. Sammelmappe für weitere Dokumente)
- Arbeiten mit Wiedervorlagen zur Koordination von Lieferantenaudits
- Lieferantenbewertungen automatisch erstellen (Liefertermintreue und Qualität)
- Bestellungen unter Berücksichtigung von Mindestbestellmengen und Gebindefaktoren tätigen
- Automatisch Bestellvorschläge in Verbindung mit Mindestbestand, Produktionsaufträgen oder Absatzplänen erstellen
2. Wareneingang bei Pharmaunternehmen
2.1 Warenannahme mit einer mobilen Datenerfassung (MDE)
Nachdem die Produkt- und Lieferantenstammdaten im Warenwirtschaftssystem erfasst und die Bestellungen getätigt wurden, müssen die Waren angenommen und ins entsprechende Lager gebracht werden. Bei Pharmaunternehmen muss der Wareneingang sorgfältig dokumentiert werden, um mögliche Mengenabweichungen oder Mängel im System zu erfassen. Es sollte der Grundsatz lauten: „Was nicht dokumentiert wurde, hat auch nicht stattgefunden“. Damit eine Dokumentation von diversen Arbeitsschritten schnell und einfach erfolgen kann, sollte mit einer integrierten mobilen Datenerfassung bearbeitet werden. Unsere Pharmakunden arbeiten daher mit der „Mobilen Datenerfassung“ von abacus für die Sage 100.
Für den Wareneingang wird die Bestellung, die im ERP-System erstellt wurde, in einen Wareneingang übernommen und dann werden am Handscanner z. B. die Mengen und die Lieferanteninformationen abgeglichen. Es ist ein sehr großer Vorteil, dass die Produkte und Umkartons in der Pharmaindustrie in der Regel mit einem Strichcode oder Data Matrix Code etikettiert sind. Falls z. B. an einem Karton noch ein Etikett fehlt, sollten Sie die Möglichkeit haben, direkt am Handscanner Versandeinheitenetiketten zu erzeugen.
2.2 securPharm-Abgleich mit der MDE beim Wareneingang
Insbesondere für Pharmagroßhändler ist es wichtig, dass beim Wareneingang mit dem Handscanner ein securPharm-Abgleich zur Echtheitsprüfung erfolgen kann. Die gesetzliche Grundlage für diese Überprüfung ist die EU-Fälschungsschutzrichtlinie 2011/62/EU und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 2016/161, so dass seit dem 09. Februar 2019 jedes verschreibungspflichtige Arzneimittel vor der Abgabe an den Patienten einer Echtheitsprüfung unterzogen werden muss.
2.3 Auswahl des richtigen Lagers
Bei pharmazeutischen Produkten muss sehr auf die richtige Lagerung geachtet werden, um z. B. sicherzustellen, dass die Kühlkette nicht unterbrochen wird. Im Rahmen des Wareneingangs sollte daher direkt auf dem Handscanner ersichtlich werden, dass Ware z. B. in das Kühllager muss. Eine solche Information sollte z. B. im Artikelstamm hinterlegt werden können und muss dann auf den Handscanner übertragen werden, so dass die Mitarbeiter*innen im Lager direkt wissen, was bei der Lagerung und dem Transport der Rohstoffe zu beachten ist.
2.4 Chargenverwaltung und Rückverfolgbarkeit beginnt beim Wareneingang
Der Wareneingang ist der Beginn einer umfassenden Chargenverwaltung und der Beginn einer Rückverfolgbarkeit. Die Rückverfolgbarkeit spielt vor allem für Produktionsunternehmen eine wichtige Rolle. Beim Wareneingang sollte also die Chargennummer und das dazugehörige Verfallsdatum erfasst werden. Zudem sollte die eingegangene Charge noch den Status „ungeprüft“ erhalten, da die Ware erst von der Qualitätssicherung überprüft und freigegeben werden muss. Diese Information muss im ERP-System in der Chargenverwaltung zu erkennen sein und die Veränderung des Status muss dokumentiert werden.
2.5 Zusammenfassung: Wareneingang
- Arbeiten mit einer integrierten mobilen Datenerfassung (Handscanner)
- Bestellung am Handscanner in einen Wareneingang übernehmen
- Ggf. Artikeletiketten und Versandeinheitenetiketten erstellen
- securPharm-Abgleich beim Wareneingang
- Im Artikelstamm einen festen Lagerplatz, z. B. das Kühllager, hinterlegen (Info auch am Scanner)
- Chargennummer und Verfallsdatum im ERP-System bzw. am Handscanner dokumentieren
- Alle Information zum Wareneingang im ERP-System ersichtlich
- Chargenverwaltung um eine Rückverfolgbarkeit der eingesetzten Chargen zu gewährleisten
- Status der eingegangenen Charge auf „ungeprüft“ und Status am Handscanner ersichtlich
3. Qualitätssicherung und Probenahme
3.1 Verknüpfung der Qualitätssicherung mit der mobilen Datenerfassung
Im Rahmen des Wareneingangs wurde die Ware also grob kontrolliert und es ist im Warenwirtschaftssystem ersichtlich, dass die Bestellung in den Wareneingang übernommen wurde und welche Waren mit welchen Chargennummern nun im Wareneingangslager liegen. Wichtig ist, dass Waren, die erst von der QS überprüft werden müssen, noch den Status „ungeprüft“ haben. Wenn die Ware dann z. B. für eine Produktion oder den Verkauf entnommen werden würde, würden Sie auf dem Handscanner eine entsprechende Fehlermeldung erhalten. Die Lagermitarbeiter*innen wüssten dann, dass diese Charge noch nicht verwendet werden darf. So können einfach und effektiv Fehler vermieden werden.
3.2 Automatischer Druck von Rückstellmusteretiketten
Für die Mitarbeiter*innen von der Qualitätssicherung kann es hilfreich sein, wenn im Rahmen des Wareneingangs automatisch Rückstellmusteretiketten ausgedruckt werden. Die Qualitätssicherung weiß dann, dass Ware eingegangen ist, die nun kontrolliert werden muss.
3.3 Qualitätssicherung setzt den Chargenstatus auf „freigegeben“
Im ERP-System sollte vorab definiert werden, welche Qualitätsparameter bei welchem Artikel erfasst werden müssen. In der Regel führt die Qualitätssicherung für die eingegangene Charge dann die jeweiligen Kontrollen durch und dokumentiert die Ergebnisse in der Chargenverwaltung des ERP-Systems. Wenn alles okay ist, wird die Charge „freigegeben“ und der Chargenstatus entsprechend verändert. Das bedeutet gleichzeitig, dass die Ware nun auch im Lager für weitere Arbeitsschritte freigegeben ist und z. B. für die Produktion verwendet werden kann.
3.4 Qualitätssicherung setzt den Chargenstatus auf „gesperrt“
Falls sich bei der Qualitätssicherung Probleme mit einer Charge abzeichnen, sollte die Charge direkt den Status „gesperrt“ erhalten. Sie sollten den Grund für die Sperrung dokumentieren und die Ware muss in ein Sperrlager gebracht werden. Je nach Sachlage sollten weitere individuelle Prozess angestoßen werden.
Da der Status der Charge auf viele weitere Unternehmensprozesse einen signifikanten Einfluss hat, sollte auch nur eine bestimmte Benutzergruppe die Möglichkeit haben den Status der Charge zu verändern, bzw. nur ausgewählte Personen sollten eine Charge „freigeben“ dürfen.
3.5 Zusammenfassung: Qualitätssicherung und Probenahme
- Charge hat noch den Status „ungeprüft“ und am Handscanner kommen ggf. Warnhinweise
- Automatischer Druck von Rückstellmusteretiketten für die Qualitätssicherung
- Qualitätsparameter je Artikel definieren
- Qualitätsparameter je eingegangener Charge erfassen
- Status der kontrollierten Charge auf „freigegeben“ setzen und somit kann sie mit dem Handscanner erfasst werden
- Status der Charge auf „sperren“ setzen und Sperrgrund dokumentieren
- Berechtigungen für den Wechsel des Chargenstatus festlegen
4. Lager und Produktion
4.1 Vorteile der mobilen Datenerfassung im Lager und der Produktion
Die Charge ist nun kontrolliert und freigegeben worden und befindet sich ggf. noch im Wareneingangslager oder in einem spezifischen Lager, wie z. B. einem Kühllager. Im ERP-System können alle bisherigen Arbeitsschritte nachvollzogen werden, da alle Bewegungen mit dem Handscanner automatisch dokumentiert wurden. Die Handscanner sind quasi die Datenkralle aus dem Lager und der Produktion, um die Warenbewegungen tracken zu können und im Warenwirtschaftssystem immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Des Weiteren ist es sehr sinnvoll mit einer mobilen Datenerfassung im Lager und in der Produktion zu arbeiten um z. B. Papier zu eliminieren. So ist es dann auch problemlos möglich Ware umzubuchen, zu sperren oder ggf. an Ort und Stelle Schwund zu erfassen, ohne dies später am Computer nachzutragen. Zudem werden aufgrund von unterschiedlichen Warnhinweisen am Handscanner Fehler vermieden. Bei der Materialentnahme wird zum Beispiel ersichtlich, ob es sich um richtiges, falsches oder gesperrtes Material handelt. Zudem werden im Rahmen der Produktionsvorbereitung keine falschen Chargennummern mehr erfasst. Da durch die Verwendung von mobilen Scannern Artikel-, Chargen-, bzw. Versandeinheitennummern bei Lagerumbuchungen nicht mehr manuell erfasst werden müssen, können sie auch nicht mehr falsch eingetippt werden. Dies sind nur ein paar wenige Vorteile, die mit der Nutzung einer mobilen Datenerfassung im Lager und in der Produktion einhergehen. Gerade Produktionsunternehmen, die eine Rückverfolgbarkeit der eingesetzten Chargen lupenrein nachweisen müssen, kommen an der Verwendung von Handscannern nicht vorbei.
Sehr komfortabel ist der Einsatz von einer mobilen Datenerfassung, die vollständig integriert und nicht nur über separate Schnittstellen verbunden ist. Die vollständige Integration sorgt dann auch dafür, dass die Mitarbeiter*innen in der Verwaltung direkt sehen können, welche Umbuchungen getätigt wurden und wie hoch der tatsächliche aktuelle Lagerbestand ist. Viele unserer Kunden, die mit der mobilen Datenerfassung von abacus arbeiten, haben am Jahresende Inventurdifferenzen von unter 0,5%, Somit können sich alle im Unternehmen auf die Lagerbestandsangaben im Warenwirtschaftssystem verlassen, so dass auch nicht mehr zur Sicherheit im Lager nach dem tatsächlichen Bestand gefragt werden muss.
4.2 Chargenreservierung
Zudem müssen Pharmaunternehmen darauf achten, dass die mobile Datenerfassung ebenfalls an die Chargenverwaltung angebunden ist, so dass auch der Status der Charge mit beachtet wird. Es kann ggf. auch notwendig sein, für bestimmte Produktionsaufträge bzw. Fertigungsaufträge vorab spezifische Chargen zu reservieren. Diese Information muss dann auch über den Handscanner an den Mitarbeitenden im Lager und in der Produktion übermittelt werden. Wenn dann also für einen Fertigungsauftrag kommissioniert wird, wird auf dem Scanner eine spezifische Charge vorgegeben (inkl. Lagerplatz) und nur diese kann ohne einen Warnhinweis entnommen werden.
Produktion
Produktionsunternehmen aus der Pharmabranche sollten vier wichtige Themen in Bezug auf ein ERP-System im Blick haben.
4.3 Produktionsplanungssystem
Der erste wichtige Punkt ist ein integriertes Produktionsplanungssystem. Die Hauptfunktionalitäten beziehen sich dabei in der Regel auf die folgenden Bereiche:
- Ressourcenlisten (inkl. Materialien und Arbeitsgänge) für die Fertigware anlegen
- Fertigungsaufträge erstellen und verwalten
- Vor- und Nachkalkulationen erstellen
- Wiegedaten in das ERP-System übernehmen
Das bedeutet, dass über die Ressourcenlisten dokumentiert wird, auf welcher Basis die Fertigware produziert wird, und im Fertigungsauftrag wird festgehalten, wann welche Fertigware hergestellt wurde. Die Vor- und Nachkalkulation hilft zudem die Kosten im Blick zu behalten.
4.4 Mobile Datenerfassung für eine automatische Rückverfolgbarkeit
Der zweite wichtige Punkte ist auch hier wieder die durchgängige Integration einer mobilen Datenerfassung um eine automatische Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und um Fehler und Papier zu vermeiden. In der Praxis ist es dann so, dass in der Produktionsvorbereitung am Handscanner der jeweilige Fertigungsauftrag aufgerufen wird, um dann im ersten Schritt die dafür notwendigen Materialien zusammen zu sammeln. Dabei sollte es möglich sein, das FiFo-Prinzip zu berücksichtigen, so dass Chargen mit einem baldigen Verfallsdatum zuerst verbraucht werden. Darüber hinaus sollte es auch möglich sein, die jeweiligen Arbeitszeiten mit Hilfe der Handscanner zu erfassen, um so eine deutlich akkuratere Nachkalkulation tätigen zu können. Es wäre im Controlling sogar möglich in der Nachkalkulation für die jeweilige Charge der Fertigware auch die Preise der tatsächlich verwendeten Chargen und mögliche spezifische Chargen-Zusatzkosten aufgrund von z. B. Expresslieferkosten zu berücksichtigen.
4.5 Übergreifende Chargenverwaltung innerhalb der Produktion
Der dritte wichtige Punkte bezieht sich auf die übergreifende Chargenverwaltung innerhalb der Produktion. Durch das Scannen von allen Wareneinsatzchargen wird gleichzeitig dokumentiert, welche Chargen für welche Charge eines Fertigprodukts verwendet wurden, so dass im System automatisch alle relevanten Angaben für die Rückverfolgbarkeit gesammelt werden und dann im Chargenbericht auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.
4.6 Waagen-Anbindung an das Warenwirtschaftssystem
Der vierte wichtige Aspekt bezieht sich auf eine Waagen-Anbindung an das ERP-System. Da im Rahmen von einer Produktion bei Pharmaunternehmen viele Rohstoffe eingewogen werden müssen, ist es sinnvoll die Wiegedaten auch in das ERP-System zu übernehmen und nicht nur die Soll-Mengen aus den Ressourcenlisten anzunehmen. Das führt dann automatisch zu einer höheren Lagerbestandsgenauigkeit und auch die Nachkalkulation wird deutlich genauer. Zudem sollte es auch möglich sein, die Wiegedaten im Beleg mit aufzunehmen, um die Dokumentation zu vervollständigen.
4.7 Zusammenfassung: Lager und Produktion
- Die mobile Datenerfassung als Datenkralle
- Lagerbestand abfragen und Lagerzugänge, -umbuchungen und -entnahmen als Einzel- oder Sammelbuchung durchführen
- Verbund erzeugen, fortsetzen und auflösen
- Ressourcenlisten (inkl. Materialien und Arbeitsgänge) für die Fertigware anlegen
- Fertigungsaufträge erstellen und verwalten
- Wiegedaten im Rahmen der Fertigungsaufträge in das ERP-System übernehmen
- Retrograde Buchungen automatisch vornehmen
- Vor- und Nachkalkulationen erstellen
- Chargen-Wareneinsatz mit dem Handscanner erfassen
- Material-Rückmeldungen und Fertigmeldungen mit dem Handscanner erstellen
5. Etikettierung
5.1 Integrierte Produktetikettierung
Da im ERP-System alle relevanten Artikelinformationen gespeichert werden, sollte auch eine integrierte Produktetikettierung im ERP-System enthalten sein. Bei Produkten aus der Pharma- und Medizintechnikbranche spielt bei der Artikeletikettierung auch die Chargen- bzw. Seriennummernverwaltung eine wichtige Rolle, da auf das Etikett zum Beispiel die folgenden Angaben aufgedruckt werden müssen: Verfallsdatum, Charge, Seriennummer, Artikelnummer (PZN) etc. Diese Daten sollten zum Einen im ERP-System abgespeichert sein und zum Anderen sollte es eine einfach Möglichkeit geben, Etikettenvorlagen zu erstellen, wobei auch mit DataMatrix-Codes gearbeitet werden muss.
5.2 Berechtigungen für Etikettenvorlagen
Zudem muss aus Sicherheitsgründen sehr darauf geachtet werden, dass die Etikettenvorlagen nicht von jedem Benutzer angepasst werden können und auch nur ausgewählte Personengruppen sollten entscheiden können, welche Etikettenvorlage beim jeweiligen Produkt verwendet werden darf. Hilfreich ist es bei der täglichen Arbeit, wenn der Druck von Etiketten am Handscanner ausgelöst werden kann.
5.3 Zusammenfassung: Etikettierung
- Etikettenvorlagen im ERP-System konfigurieren
- Etiketten, z. B. Data Matrix Code, Chargennummer, Verfallsdatum, PZN, Seriennummer
- Druck von Produktetiketten direkt aus dem ERP-System heraus
- Rechteverwaltung für die Erstellung der Etikettenvorlagen und Zuweisung der Vorlagen zum Produkt
- Etikettendruck über den Handscanner auslösen
6. Qualitätssicherung im Rahmen der Produktion
6.1 QS bei der Produktion und Kommissionierung
Die Qualitätssicherung spielt natürlich nicht nur beim Wareneingang, sondern auch bei der Produktion und bei der Kommissionierung für den Versand eine wichtige Rolle. Bei Produktionsunternehmen ist es wichtig, dass nach bestimmten Logiken die Vergabe von Chargennummern bestimmt wird und ggf. weitere Qualitätsparameter erfasst und in der Chargenverwaltung des ERP-Systems dokumentiert werden. Darüber hinaus muss es möglich sein Seriennummern nach spezifischen Randomisierungsregeln zu generieren.
6.2 Rückverfolgbarkeit des Wareneinsatzes und diverse Auswertungen und Berichte
Da im Rahmen der Produktionsvorbereitung mit Hilfe von Handscannern die Artikelchargen der Rohstoffe erfasst wurden, ist nun eine Rückverfolgbarkeit auf Knopfdruck möglich. Mit Hilfe von diversen Auswertungen und Berichten kann nun geschaut werden, welche jeweiligen Artikelchargen für die Herstellung benötigt wurden, und die dazugehörigen Analyseparameter können ebenfalls ausgewertet werden. Auch hier ist es sinnvoll mit Hilfe von einem integrierten Berichtsdesigner die Möglichkeit zu haben, individuelle Berichte mit den erfassten Daten zu erstellen, um solche QS-Berichte z. B. Behörden, Kunden oder anderen Institutionen zur Verfügung zu stellen.
6.3 Berücksichtigung des Chargenstatus
Auch an dieser Stelle ist es wichtig mit dem Chargenstatus zu arbeiten. Erst nach der Qualitätssicherung wird die Charge der Verkaufsartikel oder von einer Versandeinheit freigegeben und der Status wechselt von „ungeprüft“ auf „freigegeben“. Diese Information wird direkt abgespeichert und auch erst dann können diese Chargen mit dem Handscanner erfasst und weiter verarbeitet werden.
6.4 Zusammenfassung: Qualitätssicherung im Rahmen der Produktion
- Qualitätsparameter je Artikel definieren und nach der Produktion erfassen
- Status der kontrollierten Charge auf „freigegeben“ setzen
- Status der Charge auf „sperren“ setzen und Sperrgrund dokumentieren und Beseitigung anfordern
- Eigenen Chargennummern vergeben und Seriennummern nach spezifischen Randomisierungsregeln generieren
- Chargenberichte für die Rückverfolgbarkeit erstellen
- Diverse Auswertungen in Bezug auf die Qualitätsparameter zur jeweiligen Charge erstellen
- Im Falle eines Rückrufs von Rohstoffen alle betroffenen Chargen sperren
7. Auftragsverwaltung und Versand
7.1 Auftragsbestätigung im ERP-System erstellen
Bevor Ware an einen Kunden versendet wird, müssen Sie ein Angebot und eine Auftragsbestätigung erstellen. Um eine Auftragsbestätigung zu erstellen, müssen Sie vorab die Verkaufsartikel und die Kundenstammdaten im ERP-System, wie z. B. der Sage 100, anlegen. Es ist sehr hilfreich mit Kundengruppen zu arbeiten. Dann können z. B. auch spezifische Rabatte oder Staffelpreise je Kundengruppen vergeben werden. In der Pharmabranche werden sehr oft Kunden nach Ländern gruppiert, um so einfacher die länderspezifischen Regulierungen zu berücksichtigen. Zudem ist es hilfreich, wenn beim Kunden ein Hauptansprechpartner vermerkt wird, der im Falle von einem Rückruf schnell informiert werden kann. Über die Chargenverwaltung und Rückverfolgbarkeit sollte es dann möglich sein, an die betroffenen Unternehmen und deren Ansprechpartner eine Serien-Mail zu versenden.
7.2 Chargenreservierung insbesondere für den Export
Darüber hinaus kann es notwendig sein schon im Rahmen der Auftragsbestätigung bestimmte Chargen oder auch Seriennummern zu reservieren, wenn z. B. ins Ausland geliefert wird und weitere Dokumente für den Zoll erstellt werden müssen. Das bedeutet, dass auf der einen Seite die Mitarbeiter*innen die notwendigen Dokumente erstellen und dabei bereits die Chargen- oder Seriennummern angeben. Es muss dann natürlich auch im Warenwirtschaftssystem und auch über die Handscanner ersichtlich werden, dass diese Chargen nicht für andere Aufträge verwendet werden dürfen und nur für diesen einen Auftrag reserviert sind. Wenn es dann soweit ist, dass für den spezifischen Auslandsauftrag die Ware kommissioniert wird, dann erscheint auf dem Scanner, welche Artikel ganz genau entnommen werden muss. Wenn eine falsche Charge gegriffen und gescannt wird, würde ein Warnhinweis auf dem Handscanner erscheinen.
7.3 Kommissionierung für den Versand
Nachdem der Auftrag nun im ERP-System erfasst wurde, kann im Lager über den Handscanner der Auftrag aufgerufen werden und die notwendigen Artikel werden kommissioniert. Wenn nicht mit der Chargenreservierung gearbeitet wird, sollte automatisch die Charge zuerst entnommen werden, die als kürzeste Verfallsdatum hat. Nachdem die relevanten Artikel eingesammelt wurden, werden die notwendigen Warenausgangspapiere, wie z. B. der Lieferschein, ausgedruckt. Im ERP-System wird dann ersichtlich, dass die Ware ausgeliefert wurde. Dann kann im nächsten Schritt von der Buchhaltung aus die Rechnung erstellt und verschickt werden. Auch Teillieferungen und Rechnung sollten möglich sein.
7.4 Versandlabel
Wenn viele kleinteilige Pakete verschickt werden, ist es sinnvoll eine Schnittstelle zu großen Versandportalen, wie z. B. shipcloud.io oder sendcloud.io, zu haben. shipcloud.io und auch sendcloud.io bieten ihren Kunden eine einfache Möglichkeit unterschiedliche Versanddienstleister innerhalb einer Cloud-Struktur zu verwalten. Der Kunde hat dann z. B. einen Account bei shipcloud und kann über die gängigen Versanddienstleister, wie z. B. DHL, GLS, UPS und Hermes, die Pakete verschicken. Über eine Schnittstelle werden dann automatisch die richtigen Versandetiketten erstellt und die Sendungsverfolgungsnummer wird an das ERP-System übertragen und dem Vorgang zu geordnet, so dass auch diese Informationen im Warenwirtschaftssystem gespeichert sind.
7.5 Zusammenfassung: Auftragsverwaltung und Versand
- Kundenstammdaten und Ansprechpartner für den Rückruf erfassen, ggf. Einbindung eines CRM
- Rabatte je Kundengruppe vergeben
- Chargen bzw. Seriennummern für Aufträge reservieren
- Kommissionierung mit Hilfe von Handscannern
- Ware mit dem kürzesten Verfallsdatum zuerst entnehmen
- Automatischer Druck von Warenausgangsdokumenten
- Schnittstelle zu Versanddienstleistern und einfacher Druck von Versandetiketten
- Sendungsverfolgungsnummer an das ERP-System übertragen
8. Rechnungswesen
8.1 Rechnung (mehrsprachig und auch mehrwährungsfähig) erstellen
Bei vielen Pharmaunternehmen kann von klassischen Prozessen im Rechnungswesen ausgegangen werden. Das bedeutet, dass nach der Lieferung eine Rechnung erstellt und verschickt wird. Wobei natürlich in den Kundenstammdaten auch andere Zahlungsmethoden verwaltet werden können. Da viele Pharmaunternehmen auch sehr international tätig sind, ist es wichtig, dass die Belege mehrsprachig und auch mehrwährungsfähig sein könnten.
8.2 DATEV-Schnittstelle
Viele KMUs aus dem Pharmaumfeld arbeiten eng mit ihrem Steuerberater zusammen, daher ist eine DATEV-Export Funktion sehr hilfreich um Buchungen nach Periode, Buchungs- oder Belegdatum zu übergeben.
8.3 (Mehrsprachiges) Mahnwesen
Leider gibt es auch in der Pharmabranche Unternehmen mit einer schlechten Zahlungsmoral. Daher ist ein integriertes Mahnwesen wichtig und auch hier sollte eine Mehrsprachigkeit gewährleistet werden.
8.4 Zahlungseingänge über Girostar importieren und automatischer OP-Ausgleich
Damit die Zahlungseingänge nicht manuell eingebucht werden müssen, sollte es möglich sein die Kontoauszüge vorkontiert elektronisch zu übermitteln und eine automatischen OP-Abgleich durchzuführen.
8.5 Controlling
Das ERP sollte Ihnen schon im Standard eine Reihe von unternehmenskritischen Kennzahlen zur Verfügung stellen. Was sind z. B. auch Sicht des Einkaufs oder auch des Verkaufs die ABC-Artikel, Umsatzauswertungen und Zahlungsmoral von Kunden?
Weitere mögliche Kennzahlen:
- Qualitätsperspektive, Lieferterminüberschreitungen, Rücklieferungen, Auftragsstorni bis hin zur Nachlassgewährung
- Produktperspektive, Produktumsätze, Lagerentwicklungen bis hin zu Work-in-progress
- Trendvergleiche, wie entwickeln sich einzelne Kennzahlen in Bezug zueinander
- Zugriff auf alle Bilanz und GuV-Positionen
8.6 Zusammenfassung: Rechnungswesen
- Rechnung (mehrsprachig und auch mehrwährungsfähig) erstellen
- DATEV-Schnittstelle
- (Mehrsprachiges) Mahnwesen
- Zahlungseingänge über Girostar importieren und automatischer OP-Ausgleich
- Controlling (z. B. unternehmenskritische Kennzahlen, ABC-Analyse, Umsatzauswertungen und Zahlungsmoral von Kunden, Lieferterminüberschreitungen, Rücklieferungen, Auftragsstorni, Produktumsätze, Lagerentwicklungen, Trendvergleiche )
9. EDI (Electronic Data Interchange)
Nicht nur in der Automobilindustrie wird im B2B-Bereich viel mit einer Elektronischen Datenübermittlung gearbeitet, auch die Pharmabranche muss heute effektiver arbeiten denn je. Das bedeutet, dass z. B. Bestellungen, Rechnungen oder auch Lieferscheine elektronisch übermittelt werden. Oft ist es so, dass die Großhändler, wie z. B. Phönix, umfassende EDI-Anforderungen an Ihre Kunden stellen, so dass andere Händler und vor allem Produzenten diese Anforderungen erfüllen müssen und dann Lieferscheine (mit/ohne NVE) und Rechnungen über einen Konverter dem Großhandel zur Verfügung stellen.
Haben Sie Fragen zu den typischen Anforderungen von Pharmaunternehmen?
Anhand dieser Beschreibung sollten Sie als Pharmaunternehmen nun wissen, worauf Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems achten sollten. Diese Beschreibung gibt im ersten Schritt nur einen Rahmen vor und natürlich hat jedes Unternehmen noch weitere spezifische Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen.
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Agenda der Präsentation:
- Artikelstammdaten
- Einkauf und Disposition
- Wareneingang in Verbindung mit einer Qualitätssicherung
- Chargenverwaltung und Versandeinheitenverwaltung
- Produktion inkl. Ressourcenlisten und Produktionsaufträge
- Auftragserfassung im Verkauf und Kundenstammdaten
- Kommissionierung
- Fragerunde
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Dieser Beitrag wurde am 07.08.2021 von Dr. Katja Grzebiela erstellt.
