Inventur ist gesetzliche Pflicht

Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist im § 240 in Verbindung mit den §§ 140/141 der Abgabenordnung (AO) bestimmt, dass Kaufleute zur Inventur verpflichtet sind. Das gilt für die Gründung, Übernahme und Schließung eines bilanzierenden Unternehmens ebenso wie zum Ende eines Geschäftsjahres.

Ziel der Inventur ist es, in einem Soll-Ist-Abgleich die Bestände und das Inventar zu erfassen und so die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu sichern. In diesem Sinne ist die Inventur Grundlage für den Jahresabschluss eines Unternehmens.

Den tatsächlichen Warenbestand korrekt im Warenwirtschaftssystem zu haben, ist aber auch für die täglich Arbeit wichtig. Erst vor Kurzem haben wir mit einem Interessenten über die Probleme von Bestandsdifferenzen gesprochen. Dabei wurde deutlich, dass die Mitarbeiter aus dem Einkauf und Verkauf täglich mehr als 20 mal im Lager anrufen um zu den konkreten Warenbestand von bestimmten Artikeln zu erfragen. Das zeigt, dass dort den Angaben aus dem Warenwirtschaftssystem nicht getraut wird und man lieber nochmal vor Ort nachfragt um auf Nummer sicher zu gehen.

Ursachen von Inventurdifferenzen

Kurz: Eine Inventur müsste im optimalen Fall eine Übereinstimmung von Soll-Beständen in Form von Zahlen mit den Ist-Beständen an Waren und anderen Werten ergeben. Weichen beide Werte ab, liegt eine Inventurdifferenz vor, die verschiedene Ursachen haben kann. Folgende Ursachen für Inventurdifferenzen sind denkbar:

  • Diebstahl und Rückgabebetrug
  • Fehler bei der Durchführung der Inventur, weil zum Beispiel etwas nicht mitgezählt oder falsch gezählt wurde
  • Warenbruch als Ursache für Bestandsschwund
  • Fehler beim Kassieren, die nicht beim Kassenabschluss korrigiert wurden
  • Unordnung im Lager und daher werden Artikel nicht gefunden
  • Schwund, z. B. im Rahmen der Produktion, wird nicht im Warenwirtschaftssystem festgehalten
  • Rohstoffe mussten entsorgt oder verschrottet werden und dies wurde nicht erfasst
  • Fehler beim der Etikettierung im Wareneingang
  • Bereits beim Wareneingang wurde die falsche Menge erfasst
  • Beim Kommissionieren für einen Produktions- oder Fertigungsauftrag wird die falsche Ware entnommen und dieser Fehler fällt nicht auf.

Sicherlich gibt es noch einige andere Gründe für Inventurdifferenzen, wobei zusammenfassend gesagt werden kann, dass viele Differenzen sich auf Unordnung im Lager und in der Produktion, Fehler beim Wareneingang, vergessene Buchungen oder menschliche Fehler zurückführen lassen.

Es ist wichtig sich im ersten Schritt die Gründe für Inventurdifferenzen vor Auge zu führen, um Handlungsempfehlungen für die Vermeidung von Inventurdifferenzen zu geben.

Vermeidung von Inventurdifferenzen

Um langfristig Inventurdifferenzen zu vermeiden, sollten im Wesentlichen vier Themenstellungen berücksichtigt werden:

1. Der Wareneingang

Bereits ein gut organisierter Wareneingang hilft, späteren Inventurdifferenzen vorzubeugen. Gut beraten sind in diesem Zusammenhang Unternehmen, die mit solchen Aufgaben zwei Mitarbeiter betrauen und damit für gegenseitige kollegiale Kontrolle und weitestgehenden Ausschluss von Fehlerquellen bei der Warenerfassung sorgen. Der Wareneingang ist quasi das Fundament aller weiteren logistischen Prozesse im Unternehmen. Wenn beim Wareneingang unachtsam gearbeitet wird und z. B. die Mengen nicht sorgfältig kontrolliert werden, ist der Warenbestand von Anfang an falsch. Ein probates Mittel zur vorsorglichen Vermeidung von Inventurdifferenzen ist eine elektronische Wareneingangskontrolle. Dabei werden nur noch Codes eingescannt und auf diese Weise menschliche Übertragungsfehler bei schriftlicher Erfassung weitestgehend ausgeschlossen. Nur leider wird nicht jede Ware ausreichend etikettiert angeliefert, so dass es sein kann, dass bei der Warenannahme selbst nochmal etikettiert werden muss. Das ist besonders wichtig, wenn später mit mobilen Barcodescannern gearbeitet wird.

2. Arbeiten mit einer mobilen Datenerfassung

Damit bei der täglichen Arbeit im Lager und in der Produktion Umbuchungen bzw. Verschnittbuchungen einfach und schnell direkt an Ort und Stelle getätigt werden können, ist es sinnvoll mit einer mobilen Datenerfassung zu arbeiten. Allgemeine Infos dazu finden Sie hier. Viele unserer Kunden, die die mobile Datenerfassung von abacus im Einsatz haben, berichten z. B. von Inventurdifferenzen von unter einem Prozent.

3. Ordnung im Lager

Wer kennt den Spruch “Ordnung ist das halbe Leben” nicht? Das gleiche trifft auch auf das Lager zu. Um Inventurdifferenzen zu vermeiden, ist ein geordnetes Lager eine Grundvoraussetzung, denn nur so kann man den Bestand im Blick behalten und bei der Inventur nichts vergessen. Wenn man mit einer mobilen Datenerfassung arbeitet, wird man automatisch zur Ordnung im Lager “erzogen”, weil alle Lagerorte und Lagerplätze mit Etiketten versehen werden und direkt nach dem Wareneingang die Ware an einen Lagerplatz gebracht und dann eingebucht wird. Wenn die Ware dann später im Unternehmen bewegt wird, muss gescannt werden und somit wird auch dann die Ware immer an einen bestimmten Lagerplatz gebracht. Die Zeiten, in denen Rohstoffe irgendwo einfach zwischengelagert werden, sollten dann vorbei sein.

4. Grundregeln einer Inventur beachten

Von großer Bedeutung ist auch ein gut durchdachter Inventurablauf, um die Zählungen gesichert festzustellen. Wichtig ist diesbezüglich eine exakte Zuordnung ähnlicher Waren durch eindeutige doppelte Auszeichnung in Form von Text-Beschreibung und Barcode. Bei der Erfassung von zusammengefassten Mengeneinheiten von Produkten in Paletten und Karton muss außerdem genau berücksichtigt werden, mit welchem Faktor einzelne Waren multipliziert werden müssen.

Weitere allgemeine Hinweise zur Inventur finden Sie auf den folgenden Seiten:

abacus optimiert die Warenwirtschaft

Um innerbetriebliche Prozesse wie die Inventur zu unterstützen, hat abacus ein Modul „Mobile Datenerfassung“ (MDE) entwickelt, mittels dem über Scanner die  Rückverfolgbarkeit aller Arbeitsprozesse schnell und einfach gewährleistet werden kann. Das Zusatzmodul ist zu 100 Prozent in die Sage 100 Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion integriert. Ein Wareneingang oder eine Lagerumbuchung von gescannten Artikeln wird gleichlaufend im Warenwirtschaftssystem eingebunden.

Die wesentlichen Vorteile der MDE liegen in der Zeitersparnis, der Fehlervermeidung und der Sicherung einer gleichen Datenbasis. Mit Hilfe der MDE wird jede Lagerumbuchung korrekt erfasst und die Daten im Warenwirtschaftssystem sind immer auf dem aktuellen Stand. Lagerumbuchungen werden schnell und fehlerfrei dokumentiert.

Bei Inventuren entfällt durch die MDE aufwendiges mehrfaches Abschreiben von Daten. Falsches Eintippen von Artikelnummern ist ausgeschlossen. Durch das Scannen des Artikelbarcodes sind alle Artikelinformationen auf einen Blick zu erfassen. Memo-Informationen dienen als ergänzende Informationen zu den einzelnen Artikeln bzw. Produkten.

Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dem Thema haben, schreiben Sie bitte eine E-Mail an Britta Knüppel bknueppel@abacus-edv.de oder rufen Sie uns direkt an (Telefon: +49 38852 601-0).


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Dieser Beitrag wurde am 20.10.2020 von Katja Grzebiela und Michael H. Max Ragwitz erstellt.