Fit für die Zukunft
Wie der Zoo Leipzig seine Prozesse mit der Sage 100 cloud Plus in Kombination mit der abacus Kassenlösung optimiert hat
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Artenschutz und Bildung sind heute wichtige Aufgaben für einen Zoo. Der Leipziger Zoo ist einer der modernsten Europas; seit dem Jahr 2000 werden unter dem Motto „Zoo der Zukunft" verschiedene Projekte zusammengefasst. Das wohl bekannteste ist die 1,6 Hektar große Tropenerlebniswelt Gondwanaland.
Damit für Besucher der Zoo zum Erlebnis wird, müssen auch die Prozesse im Hintergrund reibungslos laufen. 300 Mitarbeiter sind im Zoo beschäftigt. Birgit Zach betreut als Administratorin die gesamte IT-Landschaft des Zoos. Diese ist weitläufig und reicht von der Videoüberwachungstechnik über Tools für Veranstaltungen bis hin zur Bibliothekssoftware für die zooeigene Bibliothek. Die betriebswirtschaftlichen Abläufe wie Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Personalmanagement werden schon seit rund 20 Jahren mit Software aus dem Hause Sage abgewickelt.
"Die MDE.Next bietet uns die Möglichkeit die Produktions- und Lagerprozesse in unserem Unternehmen effizient zu gestalten. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten können alle Daten digital und in Echtzeit erfasst werden. Die manuellen Notizen auf Papierzetteln entfallen komplett und die Kernprozesse und Kommunikationswege werden gestrafft."
Die Herausforderung
Birgit Zach: ,,2018 stand ein größeres Upgrade auf die Sage 100cloud Plus an. Im selben Zug wollten wir auch ein neues Kassensystem für die Zoo-Shops einführen, denn die Anforderungen waren über die Jahre gewachsen. Anfänglich hatten wir viel weniger Artikel im Gegensatz zu heute, wo wir in der Hauptsaison 10.000 Artikel führen. Unser altes kleines System hat da nicht mehr ausgereicht." Maik Haupt, der Leiter der Zoo-Shops beschreibt eine weitere wichtige Anforderung: ,,Beim alten System gab es nur eine Rechnung, die abends zusammengefasst wurde und dann nachts in die Sage Lösung eingespielt wurde. Wir wollten ein sicheres Kassensystem und die einzelnen Rechnungsausgänge sollten nachvollziehbar sein. Außerdem kam hinzu, dass ab 2020 die Bonausgabepflicht anstand. Diese wollten wir auch frühzeitig umsetzen, um hier Rechtssicherheit zu haben."
Die Lösung
Birgit Zach: ,,Mit dem zertifizierten Sage Partner abacus haben wir dann eine neue Kassenlösung für alle Zoo-Shops eingeführt. Insgesamt haben wir 12 Kassen im Einsatz: in den drei großen Zoo-Shops, am mobilen Stand und für die unterschiedlichen Attraktionen wie Bootsfahrten oder Goldwäsche."
Das Ergebnis
Frau Zach lobt vor allem den Service durch abacus und die intuitive Bedienung des Systems: ,,Die Handhabung hat sich sehr verbessert. Selbst wenn ich eine neue Kasse brauche oder eine kaputt ist, ist das überhaupt kein Problem. Letztes Jahr haben wir zum Beispiel die „Goldwäsche" als Attraktion hinzu bekommen und da haben wir in kürzester Zeit eine neue Kasse aufgesetzt." Maik Haupt ist verantwortlich für ein zur Hauptsaison vierzig köpfiges Team und froh, sich auf das neue System verlassen zu können. ,,Beim alten System gab es ein- bis zweimal im Jahr über Nacht ein unangekündigtes Update. Da hatten wir dann immer zwei Tage ein riesengroßes Chaos. Wenn man mitten im Saisongeschäft ist ist es wahnsinnig kompliziert, wenn die Kasse nicht richtig läuft. Da haben wir teilweise 2000 Besucher an der Kasse. Heute läuft das alles reibungslos, auch der Austausch mit dem Warenwirtschaftssystem." Die Einführung des neuen Systems spiegelt sich auch im Inventurergebnis wieder. ,,Die Vorgänge laufen jetzt sauber ab und es passieren weniger Fehler. Automatisch hat sich die Inventurdifferenz verbessert: Ist- und Buchbestände sind jetzt sehr nah an 100 Prozent. Das hat wiederum Auswirkungen auf das ganze Jahr, man kann die Bestellungen danach ausrichten und die Kapitalbindungskosten fallen niedriger aus."
Der Ausblick
Mit der Lösung von Sage und dem Sage Business Partner abacus fühlt man sich beim Zoo Leipzig gut aufgestellt für die Zukunft. Die Nachvollziehbarkeit des Systems ist auch bei Wirtschaftsprüfungen von Vorteil. Herr Haupt ist froh, dass man rechtlich auf der sicheren Seite ist:
,,Wir erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen. So ist auch für die Mitarbeiter eine Sicherheit da."
