Die Einführung des Zusatzmoduls “Mobile Datenerfassung” ist vergleichbar mit anderen Softwareeinführungsprojekten. Wichtig ist anfangs vor allem, ein konkretes Sollkonzept zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter geschult werden, die für die MDE und damit für den Umgang mit den mobilen Geräten vorgesehen sind. Das abacus Zusatzmodul „Mobile Datenerfassung“ (MDE) ist zu 100 Prozent in die Sage 100 Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion integriert. Das bedeutet, dass die MDE von abacus nur in Verbindung mit Sage 100 genutzt werden kann.

Die erste MDE von abacus wurde 1998 bei einem Lebensmittelproduzenten in Mecklenburg-Vorpommern installiert. Seitdem wurde sie kontinuierlich weiterentwickelt, ist bei mehr als 170 Kunden im Einsatz und wird von über 1000 Anwendern genutzt. Ein wichtiges Anliegen ist es dabei, sicherzustellen, dass den hohen Anforderungen an eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen entsprochen wird. Dem kann abacus mit hoher fachlicher Kompetenz und langjähriger Erfahrung gerecht werden.

Der Weg zur MDE hat acht Schritte

Der Umfang der Schritte zur erfolgreichen Einführung der MDE in einem Unternehmen hängt maßgeblich von den Anforderungen der Kunden ab. Dank des sehr umfassenden und flexiblen Aufbaus des Zusatzmoduls von abacus ist es möglich, individuell auf die Wünsche der Kunden einzugehen und die MDE dem Unternehmensprozess des Kundens optimal anzupassen. Für die erfolgreiche Einführung der MDE bedarf es in der Regel die folgenden Schritte:

1. Erarbeitung eines Sollkonzepts

Die Einführung des abacus Zusatzmoduls MDE startet mit einem Initialworkshop, um die spezifischen Anforderung an die MDE aufzunehmen. Dabei müssen vor allem die Ist- und Soll-Prozesse aus den Bereichen Logistik und Produktion berücksichtigt werden. An dem Workshop müssen zwingend Mitarbeiter teilnehmen, die mit der MDE betraut werden sollen und praktische Erfahrung aus dem Ist-Zustand mitbringen.

Der Einführungs-Workshop dient dazu, die zukünftigen Soll-Prozesse im Detail zu definieren. In manchen Fällen muss dann das Ursprungsangebot konkretisiert und angepasst werden. Das bezieht sich beispielsweise auf die Menge der eingesetzten Hand-Scanner ebenso wie auf die Notwendigkeit des Einsatzes weiterer abacus Zusatzmodule oder eine individuelle Programmierung.

Darüber hinaus werden die notwendigen Systemvoraussetzungen besprochen. Dazu gehört u.a. eine stabile WLAN-Verbindung in allen betroffenen Bereichen, um eine schnelle Datenübertrag zwischen den mobilen Geräten und der Sage 100 Warenwirtschaft zu gewährleisten.

2. Aufbau eines Testsystems

Mit der Schaffung der Systemvoraussetzungen muss der Kunde ein Testsystem für die MDE ereitstellen. Das Sage 100 Warenwirtschaftssystem muss ebenfalls vorhanden sein.

3. Vorbereitung der betroffenen Bereiche

Auf der Grundlage der Workshop-Dokumentation werden auf das Testsystem die Software und die Scanner konfiguriert. Des Weiteren müssen die Lagerorte und -plätze in Produktion und Lager mit Barcodeetiketten versehen werden.

4. Vorbereitung der Systemabnahme

In Vorbereitung auf die Abnahme des Systems werden ausgewählte Mitarbeiter in selbiges eingewiesen und geschult. Im Rahmen dessen werden Testfälle zur Abnahme erarbeitet und die einzelnen Prozessschritte dokumentiert.

5. Abnahme des Gesamtsystems

Ist das Gesamtsystem abgenommen, werden auch die weiteren Anwender geschult. Im Rahmen der Abnahme werden die definierten Testfälle erprobt. Ein Abnahmeprotokoll dokumentiert aufgetretene Mängel, die im Nachgang behoben und nochmals abgenommen werden.

6. Schulung der Anwender

Eine Softwareeinführung ist nur dann erfolgreich, wenn die Mitarbeiter in das Gesamtprojekt einbezogen, geschult und damit für die Arbeit im Umgang mit dem Scanner motiviert und begeistert wurden. Nicht wenige  Mitarbeiter in Unternehmen bezeichnen die MDE von abacus in diesem Zusammenhang als „…eine wirklich gute Erfindung“. Um sicherzustellen, dass die jeweiligen Mitarbeiter eine anwendungsorientierte Schulung erhalten, werden zunächst Schulungsübersichten  (Anwender, Themenblöcke, Termine) erstellt und dann unternehmensspezifische Schulungen durchgeführt. Im Rahmen derer werden auch notwendige Anpassungen an die Prozessdokumentation vorgenommen.

7. Implementierung der Software ins Live-System

Nachdem die Konfiguration der mobilen Datenerfassung vom Kunden abgenommen und die Anwender auf dem Testsystem geschult wurden, kann die Konfiguration vom Testsystem in das Live-System übertragen werden. Wenn dies geschehen ist, wird das Live-System getestet und ein Go-Live-Plan erstellt. Die Inbetriebnahme des Live-Systems wird durch erfahrene Software-Consultants von abacus unterstützt, so dass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird.

8. Nachbesprechung

Um das System ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern, sind Nachbesprechungen im Rahmen des Einführungsprojekts sehr wichtig. An diesen Gesprächen sollten möglichst viele mit der MDE betraute Mitarbeiter teilnehmen und ihre Erfahrung und kritischen Hinweise mitteilen, damit der Service von abacus kontinuierlich weiter verbessert werden kann.