Wir kennen die typischen Anforderungen der Pharmaindustrie und haben auf Basis der Sage 100 eine Branchenlösung entwickelt.
Als ausgezeichneter Sage-Partner entwickeln wir seit 1992 zertifizierte Branchen- und Spezialsoftwarelösungen, hauptsächlich für Unternehmen der Lebensmittel- und Pharmabranche. Unsere Software schließt die Lücke zwischen der Sage 100 Standardlösung und den spezifischen Anforderungen der Pharma- und Medizintechnikbranche. Unsere Zusatzmodule für die Pharmaindustrie bieten einen klaren Mehrwert und haben sich vielfach in der Praxis bewährt. Sie werden von vielen Pharma- und Lebensmittelunternehmen, die die Sage 100 im Einsatz haben, verwendet. Durch unsere langjährige Erfahrung kennen wir branchentypische Prozesse und Anforderungen. Auf dieser Basis haben wir zusammen mit Kunden weitere Zusatzmodule für die Sage 100 entwickelt, um die tägliche Arbeit zu vereinfachen und um Fehler zu vermeiden. Viele der Module haben einen Bezug zu Chargen-Rückverfolgung, Etikettierung, Versandeinheiten, mobile Datenerfassung oder Qualitätssicherung.
Die folgenden Herausforderungen können mit der Unternehmenssoftware von abacus in Verbindung mit der Sage 100 problemlos gemeistert werden:
- Es muss auf Knopfdruck eine Rückverfolgbarkeit der eingesetzten Rohstoffe und produzierten Verkaufsartikel möglich sein.
- Es müssen sowohl Verkaufsartikel als auch die eingesetzten bzw. produzierten Chargen verwaltet, gesteuert und geplant werden.
- Aufgrund der begrenzten Haltbarkeit von bestimmten Rohstoffen müssen die Lagerbestände immer im Blick behalten werden.
- Eine integrierte Produktionsplanung und –steuerung ist von Anfang an wichtig.
- Die Anforderungen an ein ERP System (z. B. UDI-Etikettierung) auf Grund der EU Medical Device Regulation (MDR) müssen erfüllt werden
abacus Branchenlösung als validierbares System mit wichtigen Funktionalitäten
Wichtige Funktionalitäten der Pharmalösung
Die Branchenlösung von abacus auf Basis der Sage 100 stellt eine integrierte ERP-Software dar. Das heißt, dass alle Unternehmensbereiche (Einkauf, Verkauf, Lager, Rechnungswesen, Qualitätssicherung, CRM) mit der gleichen Datenbasis arbeiten und es keine zusätzlichen Schnittstellen gibt, die oft risikobehaftet sind. Ein großer Vorteil der Sage 100 zusammen mit abacus ist, dass es trotz der spezifischen Branchenlösung keine zusätzlichen Schnittstellen oder Probleme beim Datenaustausch gibt. Alle Zusatzmodule von abacus sind voll integriert.
Die wesentlichen relevanten Systemanforderungen, die sich aus der ISO 13485:2016 ergeben, sind bereits in der Standard-Software von Sage und abacus umgesetzt und viele unternehmensspezifische Anforderungen müssen nur konfiguriert werden.
Durch die weitreichende Benutzerverwaltung ist es möglich, dass nur bestimmte User mit ausgewählten Rechten Stammdaten pflegen. Es ist möglich einen Artikel für den Verkauf zu sperren. Wer diese Einstellung vornimmt, kann über die Berechtigung festgelegt werden. So kann ein 4-Augen-Prinzip gewährleistet werden.
Zudem können Pflichtfelder definiert werden, so dass nur unter bestimmten Voraussetzungen Artikel, Lieferanten oder Kunden angelegt werden können.
Die Sage 100 bietet die Möglichkeit mit Wiedervorlagen zu arbeiten. Aus der Beleg- oder Stammdatenerfassung heraus kann so z. B. ein Bestellbeleg oder ein neuer Artikel einem anderen User oder einer Benutzergruppe auf Wiedervorlage gelegt werden.
Mit Hilfe von Wiedervorlagen können Workflows gesteuert werden, die notwendig sind um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Wenn die Sage 100 vom User neu gestartet wird, bekommt der jeweilige Anwender eine entsprechende Benachrichtigung.
Das Qualitätsmanagement nimmt in der ISO 13485:2016 einen besonders hohen Stellenwert ein. Das abacus Zusatzmodul „Chargenverwaltung und Qualitätssicherung“ ermöglicht zusammen mit der abacus Mobilen Datenerfassung die Rückverfolgbarkeit von Chargen.
In der Qualitätssicherung lassen sich artikelbezogen zu prüfende Merkmale mit ihren Grenzwerten hinterlegen. Diese Grundlagen werden zu jeder Charge übernommen, zu denen die Ist-Werte erfasst werden.
Chargen können die Stati „ungeprüft“, „gesperrt“ und „freigegeben“ haben und so kann ein 4-Augen-Prinzip gewährleitet werden. Im Hintergrund wird erfasst, welcher User wann einen Status geändert hat. Somit kann auch hier ein Audit-Trail sichergestellt werden. Beim Scannen von gesperrter Ware erscheint dann eine Fehlermeldung, so dass die Mitarbeiter in der Logistik und Produktion wissen, dass diese Ware nicht verwendet werden darf.
Durch das sogenannte „Mutationsprotokoll“ von abacus ist es möglich zu bestimmen, in welche Bereichen der Sage 100 die Veränderungen an den Daten protokolliert werden soll. Für die ausgewählten Bereiche werden die Veränderungen und die dazugehörigen User erfasst, um zurückverfolgen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Mit Hilfe der abacus Qualitätssicherung kann auch eine Lieferantenbewertung erfolgen. Überschreitet der Ist-Wert die Grenze eines Analysemerkmals, z. B. im Rahmen der Wareneingangskontrolle, erzeugt das einen Eintrag in der Lieferantenbewertung.
Innerhalb der Sage 100 kann direkt aus einem Verkaufsbeleg heraus ein Rücklieferschein mit ausgewählten Positionen erstellt werden. Durch die Verwendung der mobilen Datenerfassung kann der Lieferschein als Rücksendeschein dienen und somit wird die Reklamation dem Vorgang eindeutig zugeordnet.
Mit Hilfe des AppDesigners kann eine Auswertung erstellt werden, die verdeutlicht, bei welchen Artikeln es besonders oft zu Reklamationen kam.
Mit Hilfe des abacus Etikettierung und Rückverfolgbarkeit wird eine UDI-Etikettierung umgesetzt. Somit wird von Seiten der Software sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen auf den Etiketten vorhanden sind.
Durch das integrierte Dokumenten Management System der Sage 100 ist es kein Problem schnell einen Überblick über alle relevante Produkt-Belege (z. B. Produktionsauftrag, Angebot, Rücklieferungen etc.) zu bekommen.
Insbesondere bei Rohstoffen in der Pharmabranche kann es vorkommen, dass sich die Zusammensetzung der Fertigungsaufträge im Rahmen der Produktion verändert, weil z. B. die Konzentration der jeweiligen Charge des Einsatzmaterials variiert. Mit Hilfe des Zusatzmoduls „Chargenreservierung“ von abacus kann direkt beim Erstellen des Fertigungsauftrags die jeweilige Charge, die zuvor von der Qualitätssicherung überprüft und bewertet wurde, reserviert werden.
Der elektronische Datenaustausch spielt auch in der Pharmabranche eine große Rolle. Für die beleglose Abwicklung von Einkaufs- und Verkaufsvorgängen mit Großhändlern oder Pharmakonzernen müssen Daten aus der Warenwirtschaft oder dem Rechnungswesen über einen EDIFACT-Konverter exportierbar oder importierbar sein. Mit abacus EDIFACT werden beim Datenexport über eine Schnittstelle Belegdaten aus der Sage 100 ausgelesen, einem Konverter zur Verfügung gestellt, in ein definiertes Format konvertiert und an den Geschäftspartner übertragen.
Der Aufbau der Branchenlösung
Sage 100 als Softwarebasis:
- Fundament für ein integriertes System
- Nutzung ausgereifter Microsoft-Technologien
- Mit dem hochgradig skalierbaren SQL Server ist bereits im Standard eine besonders stabile und performante SQL-Datenbank enthalten.
- Benutzer- und benutzergruppenbezogenes, mehrstufiges Berechtigungssystem
- Sperren und Ausblenden einzelner Felder oder ganzer Register
- Regelbasierte Berechtigungen (z. B. Auftrag bis EUR 5.000)
- Die Standardkonfiguration erlaubt eine schnelle Implementierung und das integrierte LiveUpdate stellt sicher, dass die Software immer den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
- Zertifikate GOB, GOBD, ITSG, etc.
- Einfache Anbindung an ein Dokumenten Management System
Sage 100 Standardmodule
- Warenwirtschaft – um Artikel- und Kontaktstammdaten zu verwalten, Einkaufs- und Verkaufsbelege zu erstellen und die Lagerbestände zu optimieren
- Rechnungswesen – um Buchungen, Zahlungen und Mahnungen durchzuführen und um KPIs und Reports abzurufen
- Produktionsplanungssteuerung – um Ressourcenlisten zu verwalten und Fertigungsaufträge zu planen
- CRM – um alle Kontakte zu verwalten, Kampagnen leicht zu managen und die Sales-Pipeline im Blick zu behalten
- Mehr Infos zur Sage 100 Warenwirtschaft finden Sie hier
abacus Zusatzmodule für die Pharmaindustrie
- MDE.next um eine lückenlose Rückverfolgbarkeit einfach zu gewährleisten und die Prozesse in der Logistik, Qualitätssicherung und Produktion zu vereinfachen
- Chargenverwaltung und Qualitätssicherung
- Weitere hilfreiche Zusatzmodule zur Steigerung der Produktsicherheit und Prozessoptimierung
