Ein ehrlicher Rückblick auf den Aufbau eines Webshops und die Anbindung an die Sage 100.

Viele unserer Kunden haben einen Webshop und einige auch einen B2B-Webshop. Im Sage-Umfeld gibt es eine Reihe von Anbietern, die eine Webshop-Schnittstelle zwischen diversen Shopsystemen (wie z. B. Shopware, Magento etc.) und der Sage 100 zur Verfügung stellen. Dazu finden Sie allgemeine Infos in diesem Beitrag (Webshop- und Marktplatzanbindungen an die Sage 100 – Welche Möglichkeiten gibt es?). Wenn unsere Bestandskunden Hilfe in Bezug auf eine Webshopanbindung benötigen, reicht es oft aus, wenn wir Kontakte zu den Schnittstellenanbietern herstellen, aber manchmal sind wir auch stärker involviert. So war es nämlich diesmal und daher habe ich, Dr. Katja Grzebiela, dabei unterschützt, einen neuen Webshop inkl. einer Schnittstelle zur Sage 100 aufzubauen. Gerne teile ich hier meine Erfahrungen mit Ihnen, damit Sie ein Gefühl für die Aufgaben eines solchen Projektes bekommen.

 


 

Was war die Ausgangssituation?

In diesem Projekt musste im Grunde ein ganz neuer B2B und B2C-Webshop, inkl. einer neuen Firmen-Website, aufgebaut werden. Sobald auch ein B2B-Shop an ein Warenwirtschaftssystem angebunden werden muss, wird die Auswahl der Webshopsysteme klein. In diesem Fall hatte sich der Kunde recht schnell für Shopware 6 entschieden. Andere abacus Bestandskunden verwenden aber z. B. Magento 2 und haben ebenfalls einen B2B Shop. Der Kunde hatte sich also für ein Shopsystem entschieden und dann auch relativ schnell für eine passende Webshop-Schnittstelle um den Webshop an die Sage 100 anzubinden. Es waren letztendlich vier Parteien involviert, wir von abacus als Betreuer des Warenwirtschaftssystems, der Anbieter der Webshop-Schnittstelle, die Agentur, die die Website und Shopware 6 betreut, und natürlich noch der Kunde. Sie können Sich also vorstellen, dass sehr viele E-Mails hin- und hergeschickt wurden.

Was waren die Anforderungen an die Schnittstelle?

Es gab im Wesentlichen in Bezug auf den Datenaustausch zwischen der Sage 100 und dem Webshop fünf Hauptanforderungen:

1. Export von Artikeldaten von der Sage 100 in den Webshop

Ziel war es, dass in der Sage 100, bzw. über ein in die Sage 100 integriertes Product-Information-Management (PIM), die Artikelinformationen (inkl. GTIN, interne Produktnummer, Bilder, Preis je 100 ml/g, Produktkategorie, Kurztext, Langtext etc.) an den Shop übertragen werden sollten. Es wurde sich also dafür entschieden, dass alle Artikeldaten übertragen werden und die Produktinformationen dann nicht mehr im Shopsystem angepasst werden sollten. Der große Vorteil dabei ist, dass so die Artikeldaten definitiv nur einmal pflegt und Angaben nicht doppelt erfasst und nachgehalten werden müssen. Ich will aber auch ehrlich sein. Es ist nicht immer einfach, dass tatsächlich alle Daten richtig übertragen werden. Es gibt diverse Fehlerquellen, die zu Übertragungsschwierigkeiten führen können, wenn z. B. Texte in bestimmten Feldern zu lang sind oder der Dateiname vom Bild unzulässige Zeichen enthält. Mit der Zeit wird man aber besser darin, schnell diese kleinen Stolpersteine zu identifizieren.

2. Darstellung von Artikelvarianten

Bei dem Kunden hat es sich um ein Kosmetikunternehmen gehandelt, das gleiche Artikel teilweise in unterschiedlichen Größen verkauft. So wurden z. B. oft auch Kleingrößen angeboten. Das in Webshops mit Artikelvarianten gearbeitet wird, ist keine Seltenheit. Typische Artikelvarianten sind z. B. ein Artikel, den es in verschiedenen Farben oder Größen gibt. Es hat viele Vorteile bei der Datenpflege mit Varianten zu arbeiten, weil dann viele Informationen nur einmal gepflegt werden müssen. Wenn Sie Artikelvarianten verwenden wollen, müssen Sie allerdings sicherstellen, dass sowohl das Warenwirtschaftssystem als auch der Shop das kann.

3. B2B-Shop

Eine weitere wichtige Anforderung war der zeitgleiche Aufbau eines B2B-Shops, damit auch Händler*innen und auch Kosmetiker*innen über den Webshop ihre Bestellungen tätigen können. Die Händler*innen und auch Kosmetiker*innen sollten Zugriff auf ein erweitertes Sortiment bekommen und die Artikelpreise waren für sie ebenfalls spezifisch. Mit Staffelpreisen wurde allerdings nicht gearbeitet, wobei das sowohl mit der Sage 100 als auch mit Shopware 6 möglich gewesen wäre.

4. Export von Lagerbeständen in den Webshop

Kunden wollen wissen, wann Ihre Ware geliefert wird, und durch Amazon und Co. wollen sie eigentlich alles sofort haben. Shopware 6 bietet viele Einstellungsmöglichkeiten, damit auch tatsächlich nur die verfügbaren Artikel angezeigt werden. Grundvoraussetzung ist jedoch, dass der verfügbare Lagerbestand aus der Sage 100 über die Webshop-Schnittstelle an den Shop übertragen wird. Grundvoraussetzung dafür ist natürlich auch, dass dem Lagerbestand von Warenwirtschaftssystem vertraut werden kann. In diesem Fall war das kein Problem, da in der Produktion und im Lager mit Barcode-Scannern und der Mobilen Datenerfassung von abacus gearbeitet wird und somit zuverlässig eine sehr hohe Lagerbestandsgenauigkeit erzielt werden kann.

5. Bestellungen und Kundendaten automatisch vom Shop in die Sage 100 importieren

Der wohl größte Vorteil einer Webshop-Schnittstelle ist, dass neue Bestellungen und Kundendaten automatisch von Shopware 6 in die Sage 100 importiert werden. Das bedeutet, dass die eingehenden Bestellungen direkt im ERP-System weiterbearbeitet bzw. sofort für die Kommissionierung freigegeben werden können. Das gleiche gilt für die Kundenstammdaten, wie z. B. die Adresse von Neukunden. Auch diese sollen nicht mehr händisch übertragen werden.

 


 

Das Projektvorgehen

In diesem Fall war also klar, dass die Sage 100 das führende ERP-System, eine Webshop-Schnittstelle von einem Sage 100 Business Partner verwendet werden und Shopware 6 das auserwählte Shopsystem sein soll. Zudem waren die Anforderungen klar und somit stand das Grundgerüst für das Projekt und es ging an die Umsetzung. Das gesamte Projekt dauerte etwa fünf Monate.

Schritt 1: Artikelinformationen aufbereiten

Damit der Kunde im Webshop die richtigen Produkte mit den richtigen Informationen sieht, wurden im ersten Schritt die Produktdaten aufbereitet. Das bedeutet, dass Produkteigenschaften definiert wurden, die für alle Artikel relevant sind und dann ging es an die Datenpflege. Bei Kosmetik- oder auch Lebensmittelprodukten ist es z. B. auch sehr wichtig, dass die Inhaltsstoffe bzw. INCIs richtig mit erfasst werden. Pro Artikel wurden etwa 15 Eigenschaften erfasst. Neben den Eigenschaften sind natürlich auch Artikelpreise sehr wichtig. In der Sage 100 und auch in Shopware kann für unterschiedliche Kundengruppen mit unterschiedlichen Preislisten und auch mit Staffelpreisen und -rabatten gearbeitet werden. Zusätzlich wurden den Artikeln dann auch noch die entsprechenden Produktbilder zugewiesen.
Eine weitere Herausforderung war die Abbildung von Artikelvarianten. Um diese Anforderung abzubilden, mussten zusätzlich Vaterartikel, die eine Art Klammer um die Artikelvarianten gebildet haben, erstellt werden. Das war leider umständlicher als erwartet, aber der Aufwand hat sich gelohnt, durch die Verwendung von Artikelvarianten ist die Benutzerfreundlichkeit im Webshop deutlich erhöht worden.

Schritt 2: Aufbau des Webshops

Parallel dazu wurde der Webshop von einer eigenständigen Agentur, die sich auf Shopware 6 spezialisiert hat, aufgebaut und die statischen und dynamischen Elemente wurden bestimmt. Schritt für Schritt füllte sich dann nach und nach der Webshop.

Schritt 2: Artikel von Sage 100 zu Shopware 6 exportieren

Nachdem ein Großteil der Artikelinformationen aufbereitet wurde, konnten die Produkte von der Sage 100 zu Shopware 6 exportiert werden. Ehrlicherweise hat auch das nicht gleich auf Anhieb zu 100% geklappt, weil bei einigen Artikeln der Export aus den unterschiedlichsten Gründen nicht klappte. Manchmal waren z. B. Beschreibungen zu lang oder der Dateiname vom Bild enthielt Sonderzeichen. Irgendwann wurden im Shop aber für alle Produkte die richtigen Informationen angezeigt. Dabei war uns sehr wichtig, dass alle Daten in der Sage 100 bzw. im PIM System (Product Information Management System) zur Webshop-Schnittstelle und nicht in Shopware gepflegt werden. Somit gibt es nur eine Quelle, in der alle relevanten Artikelinformationen gepflegt werden.

Schritt 3: Kundengruppen im Webshop anlegen

Damit im Webshop Business-Kunden ihre entsprechenden Produkte mit den entsprechenden Preisen sehen können, mussten im Webshop ebenfalls die Kundengruppen angelegt werden. Über die Kundengruppen wurde dann auch gesteuert, welche Navigationspunkte bzw. Bereiche im Shop zu sehen sind. Später ist uns dann allerdings noch aufgefallen, dass Endkunden über die Suche des Webshops auch auf die Produkte von den Business-Kunden gestoßen sind. Durch spezifische Einstellungen in Shopware 6 konnte aber auch dieses Problem behoben werden.

Schritt 4: Schnittstellenkonfigurationen vornehmen

Damit die Webshop-Schnittstelle weiß, welche Informationen aus der Sage 100 an den Webshop übertragen werden müssen, mussten einmalig weitere Konfigurationen vorgenommen und getestet werden. Dabei ging es dann z. B. auch um das Mapping der Kundengruppen, Preislisten und der verfügbaren Lagerbestände.

Schritt 5: Testen, testen, testen

Nachdem alle Produktinformationen im Webshop richtig angezeigt und alle Konfigurationen vorgenommen wurden, ging es ans Testen und an die Qualitätssicherung. Das heißt, dass zum einen geschaut wurde, ob die Texte, Produkteigenschaften, Filterungen etc. auch wirklich funktionierten – oder auch nicht – und zum anderen wurden die ersten Testbestellungen getätigt. Wichtig war bei den Bestellungen, dass diese automatisch in die Sage 100 übernommen werden und in der Auftragsbearbeitung nicht mehr überarbeitet werden müssen, sondern direkt an die Kommissionierung weitergegeben werden können. In diesem Fall ist es dann so, dass die Bestellungen für die Bearbeitung im Lager mit den Barcode-Scannern und der Mobilen Datenerfassung von abacus freigegeben werden. Vom Eingang der Bestellung bis zum Kommissionieren der Ware und dem Warenausgang sind es somit nur noch wenige Klicks und ein paar Handgriffe.

Schritt 6: Go-Live

Anfang April war es dann soweit, dass die neue Internetseite mit dem neuen Webshop live gegangen ist und die ersten Bestellungen automatisch in der Sage 100 eingegangen sind. Im Hintergrund waren alle Projektmitarbeiter*innen bereit um in letzter Sekunde mögliche Probleme zu beheben. Am Ende lief alles gut und es wurden nur noch Kleinigkeiten, z. B. beim Produktkatalog, korrigiert.

Schritt 7: Nacharbeiten und Planungen für die Phase 2

Ein Webshop ist wahrscheinlich nie fertig. Es gibt immer wieder Sachen, die verbessert oder erweitert werden können. Dennoch kann rückblickend gesagt werden, dass der neue Webshop inkl. Businessbereich zügig und ohne große Verzögerungen umgesetzt werden konnte. Im nächsten Schritt könnten noch weitere Filterungen oder Cross- und Up-Selling-Funktionalitäten eingebunden werden. Zudem muss der neue Webshop und gerade auch der B2B-Bereich vom Kunden selbst beworben werden und Bestandskunden müssen über die neuen Möglichkeiten informiert werden.

 


 

Meine 4 Lessons Learnt

Nr. 1: Webshop zwingt Unternehmen zur Stammdatenpflege

Ein Webshop inkl. einer Webshop-Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem bringt automatisch sehr viele Vorteile mit sich. Prozesse werden automatisiert und die Kundenzufriedenheit wird deutlich erhöht. Zudem zwingt ein Webshop jedes Unternehmen dazu, die Artikel- und auch Kundenstammdaten besser zu pflegen, denn ohne saubere Artikelinformationen kann man keinen Webshop aufsetzen. Zusätzlich wird man gezwungen, die eigenen Prozesse, Lösungen und Produkte zu standardisieren, um es dem Kunden verständlich anzubieten und um Prozesse zu standardisieren.

Nr. 2: Projektkoordination nicht unterschätzen

In diesem Projekt waren vier unabhängige Parteien involviert. Die Kommunikation lief primär über E-Mail und alle waren gewillt schnell und zuverlässig ihre Aufgaben zu erledigen. Dennoch ist es bei so vielen Akteuren wichtig, das Projekt übergeordnet zu koordinieren, damit alle Aufgaben zuverlässig abgearbeitet werden.

Nr. 3: Klein und frühzeitig starten

In diesem Fall wurde der B2B-Bereich von Webshop gleich mit aufgesetzt. Dennoch würde ich sagen, dass es auch sinnvoll sein kann, erst einmal mit einem kleineren Sortiment und nur mit einer Kundengruppe einen Webshop zu starten, um dann kontinuierlich den Webshop auszubauen.

Nr. 4: Anforderungen zu Beginn klar definieren

Nur wenn die Anforderung zum Großteil von Beginn an feststehen, können auch die richtigen Komponenten, wie z. B. Webshop-System etc., ausgewählt werden. Auch wenn man klein anfangen sollte, so sollten die Anforderungen langfristig gedacht werden. Es gibt Webshop-Systeme, die z. B. keine unterschiedlichen Kundengruppen unterstützen, wenn man jedoch in ein paar Jahren, gerne einen B2B-Shop haben möchte, dann ist das wichtig. Im Folgenden finden Sie daher einen Fragenkatalog um für sich die langfristigen Anforderungen an den Webshop und die -schnittstelle zu definieren.

 


 

Zusammenfassung: Fragenkatalog zum Webshop und zur  -schnittstelle

Sie sollen auch einen Webshop aufbauen oder an Ihre Sage 100 anbinden? Wenn ja, dann hilft Ihnen dieser Fragenkatalog sicher weiter.

Allgemein:

  • Welche Fremdsprachen sollen zur Verfügung stehen?
  • Wie soll die Navigation (der Menübaum) vom Shop aussehen?
  • Welches Shopsystem soll verwendet werden?

Kundeninformationen:

  • Wie soll mit Bestandskunden umgegangen werden? Sollen Bestandskundenstammdaten vorab in den Shop hochgeladen werden?
  • Wie soll mit neuen Endkunden umgegangen werden?
  • Wie soll mit neuen Geschäftskunden umgegangen werden?
  • Soll bei Neukunden auch die Bankverbindung, die im Shop eingetragen wird, mit in das ERP-System übertragen werden?
  • Wird es unterschiedliche Kundengruppen geben?
  • Sollen bestimmte Kundengruppen bestimmte Bereiche im Shop nicht sehen dürfen? Achtung! Artikelsuche über die allgemeine Suche!

Produktkatalog:

  • Soll mit Artikelvarianten gearbeitet werden? Wenn ja, wie sollen diese angezeigt werden?
  • Welche weiteren Artikelinformationen (z. B. Datenblätter als pdf) sollen im Shop zur Verfügung gestellt werden?
  • Welche Artikeleigenschaften (z. B. Artikelbezeichnung, GTIN, Artikelnummer, Kurztext, Langtext, Inhaltsstoffe, INCI, Farben, Steuerschlüssel, Mengen etc.) sollen in den Shop übertragen werden?
  • Welche Artikeldaten sollen aus dem ERP-System in den Shop übertragen werden?
  • Welche Filterkriterien bei dem Produktkatalog sind für den Shop wichtig?
  • Sind Artikelbilder mit der Artikelnummer im Dateinamen vorhanden?
  • Soll mit Cross-Selling gearbeitet werden?
  • Soll mit Up-Selling gearbeitet werden?
  • Soll mit Zubehörartikeln gearbeitet werden?
  • Sollen Lagerbestände aus dem ERP-System hochgeladen werden? Wenn ja, wie soll die Bestandsermittlung erfolgen? Was ist tatsächlich der verfügbare Bestand?
  • Wie soll mit Artikelchargen umgegangen werden?
  • Wie viele neue Artikel pro Jahr werden in etwa erwartet?

Preise und Rabatte:

  • Sollen Preise aus dem ERP-System in den Shop übertragen werden?
  • Soll mit Staffelpreisen gearbeitet werden?
  • Soll mit Preislisten gearbeitet werden?
  • Soll mit Rabattlisten gearbeitet werden?
  • Soll mit einer Rabattmatrix gearbeitet werden?

Kunden-Portal:

  • Welche Informationen sollen im Kunden-Portal zu finden sein? z. B. Übersicht der Bestellungen, allgemeine Downloads, eigene Produkthitlisten etc.
  • Mit welchen Informationen sollen sich die Kunden anmelden?
  • Können die Dateneingaben nochmals automatisch überprüft werden, damit die Schreibweise gut ist, um später weniger Probleme bei der Erstellung der Frachtpapiere und Versandetiketten zu haben?
  • Welche E-Mails soll der Kunde nach der Bestellung automatisch erhalten?
  • Sollen Informationen zum Bestellstatus (z. B. Auslieferung) vom ERP-System zum Shop hochgeladen werden?

Bestellungen, Lieferungen und Zahlungsverkehr:

  • In welche Länder soll geliefert werden?
  • Welche Versandarten sollen verwendet werden?
  • Welche Zahlungsarten sollen im Shop zur Verfügung stehen werden?
  • Soll es für unterschiedliche Kundengruppen unterschiedliche Zahlungsarten geben?

Umfang der Webshop-Schnittstelle:

  • Welche Daten sollen über eine Schnittstelle vom ERP-System an den Webshop exportiert werden? z. B. Lagerbestände, Artikelstanden, Kundenstammdaten, Bestell- und Lieferstatus
  • Welche Daten sollen über eine Schnittstelle vom Webshop an das ERP-System übertragen werden? z. B. Bestellung, Stammdaten von Neukunden

 


 

Ich hoffe, dass Ihnen diese Einblicke dabei helfen, Ihren Webshop zuverlässig an Ihr ERP-System anzubinden. Ich kann nur sagen, dass sich der Auswand langfristig sicher lohnen wird.

Fragen?

Wenn Sie Fragen zu dem Thema haben, können Sie sich gerne bei uns melden. Schreiben Sie bitte eine E-Mail an info@abacus-edv.de oder rufen Sie uns direkt an (Telefon: +49 38852 601-0).

 

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Dieser Beitrag wurde am 26.05.2021 von Dr. Katja Grzebiela erstellt.