09. August 2021
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Automatisch zusätzliche Originale/Kopien von Belegen erstellen und diese in einem vordefinierten Pfad ablegen.

Finden Sie es auch nervig Kopien von Belegen manuell in einem bestimmten Ordner abzulegen? Wir selbst haben z. B. einen bestimmten Ordner und dort werden alle Angebote und Auftragsbestätigungen, die wir aus der Sage 100 heraus erstellt haben, nochmals abgespeichert. Über die Notwendigkeit von solchen Arbeitsschritten kann sicher diskutiert werden und vielleicht ist das auch historisch gewachsen, es ist aber auch nur ein Beispiel und wird auch nur gemacht, weil es automatisiert wurde. Umgesetzt wurde dies mit der „erweiterten Drucksteuerung“ von abacus, einem Zusatzmodul für die Sage 100.

Mit Hilfe dieses Moduls kann automatisch ein weiteres Original oder ein Kopie von einem Einkaufsbeleg (z. B. einer Bestellung) oder Verkaufsbeleg (z. B. eine Auftragsbestätigung) erstellt werden. Die exportierte Datei kann dann automatisch in einem vordefinierten Pfad (z. B. ftp-Server vom Kunden) abgelegt oder per E-Mail verschickt werden. Dabei werden auch verschiedene Dateiformate (z. B. PDF, XLSX, DOCX) unterstützt und es ist möglich kunden- und lieferantenspezifische sowie zeitliche Einstellungen zu tätigen.

Wenn jemand diesen Beitrag jetzt liest, der regelmäßig Sage 100 Belege an bestimmte Personen bzw. Kunden/Lieferanten verschickt oder in einem vordefinierten Pfad ablegt, kann sich gerne bei uns melden. Automatisierung kann manchmal durch kleine aber auch sehr hilfreiche Erweiterungen ganz einfach erzielt werden.

Einstellungsmöglichkeiten der Drucksteuerung für die Sage 100

Anhand der Einstellungsmöglichkeiten wird deutlich, was die erweiterte Drucksteuerung von abacus alles kann.

Belegart

  • Belegart:  Gibt an, für welchen Bereich (Einkauf bzw. Verkauf) und für welche Belegart die Konfiguration gilt.

Lieferant / Kunde

  • Lieferantengruppe/Kundengruppe: Bei einer ausgewählten Lieferanten-/ Kundengruppe gilt die Konfiguration nur für diese Gruppen, bei keiner Eingabe für alle Gruppen.
  • Lieferant/Kunde (Lieferanten-/Kundennummer): Bei einem ausgewählten Lieferanten oder Kunden gilt die Konfiguration nur für den Kontokorrenten, bei keiner Eingabe für alle Kontokorrente.
  • Rechnungsempfänger (Kundennummer): Bei einem ausgewählten Kunden gilt die Konfiguration, wenn dieser als Rechnungsempfänger in dem Beleg hinterlegt ist, bei keiner Eingabe für alle Rechnungsempfänger. Dies ist nur im Verkaufsbereich möglich.
  • Versandart: Die Konfiguration gilt nur bei der ausgewählten Versandart. Bei keiner Eingabe gilt es für alle Versandarten. Dies ist nur im Verkaufsbereich möglich.

Druckprozess und -optionen:

  • Druckprozess (Auswahl Druckprozess des Bereiches (EK/VK)): Die Konfiguration gilt nur bei der Ausführung des gewählten Druckprozesses.
  • Bericht (Auswahl Bericht des Druckprozesses): Die Konfiguration gilt nur bei der Ausführung des gewählten Druckprozesses und/oder des gewählten Berichtes.
  • Anzahl der Originale: Gibt an wie viele Originale des Berichtes/Druckprozesses gedruckt werden.
  • Anzahl der Kopien: Gibt an wie viele Kopien des Berichtes/Druckprozesses gedruckt werden.

Exportoptionen:

  • Hinweis zu Platzhaltern beim Export-Dateinamen: Folgende Platzhalter sind für den Export-Dateinamen jeweils in geschweiften Klammern möglich: Belegjahr, A0Empfaenger, A0Matchcode, BelegartVariante, Periode, Belegnummer, Vorgang
  • Dateiname inkl. Platzhalter:  Schema der gespeicherten Datei inkl. Platzhalter: Mögliche Platzhalter sind: Belegjahr, A0Empfänger, A0Matchcode, BelegartVariante, Periode, Belegnummer, Vorgang, Zeitstempel
  • Zusätzlicher Export als docx, pdf., xlsx:  In dem ausgewählten Dateiformat erfolgt der Datei-Export.
  • Export-Pfad (Netzwerkpfad + Platzhalter): In dem angegeben Pfad inkl. Platzhalter wird der Datei-Export durchgeführt.

 

Die Vorteile:

  • Da Dateien automatisch abgelegt werden kommt es zu weniger Fehlern und es wird nicht vergessen ein Dokument abzulegen.
  • Durch die hinterlegten Regeln bzw. Einstellungen wird schnell ersichtlich, welche Dokumente wo abgelegt bzw. an wen verschickt werden
  • Die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten kann verbessert werden, da sie noch frühzeitiger informiert werden.
  • Es können kunden- und lieferantenspezifische oder zeitliche Einstellungen getätigt werden.

 

 

Sage 100 Voraussetzungen und Preise:

Um das Zusatzmodul „erweiterte Drucksteuerung“ für die Sage 100 verwenden zu können, benötigen Sie eine Sage 100 Warenwirtschaft in der Version 8.1 oder 9.0 und den Sage 100 AppDesigner Professional.

Mietpreis: 80 EUR im Monat (netto) für eine Unternehmenslizenz

Das Modul kostet monatlich 80 EUR (netto). Das es sich um eine Unternehmenslizenz handelt, können alle Sage 100 Anwender die Funktionalitäten des Moduls verwenden. Über die Rechteverwaltung können allerdings die jeweiligen Rechte der einzelnen Nutzer eingeschränkt werden.

Installation und Grundlagenschulung:

Zusätzlich zu den monatlichen Mietgebühr fallen einmalige Installations-, Einrichtungs- und Schulungskosten an. In der Regel dauert das zwischen zwei und fünf Stunden und kostet somit nochmals zusätzlich etwa 600 EUR (netto). Selbstverständlich unterbreiten wir Ihnen gerne ein verbindliches Angebot. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an info@abacus-edv.de.

 

Online Live-Präsentation

In einer kostenfreien online Live-Präsentation (ca. 30 min) zeigen wir Ihnen wie unser Zusatzmodul „erweiterte Drucksteuerung“ für die Sage 100 funktioniert.

Agenda der Präsentation:

  • Allgemeine Erläuterung der Funktionsweise
  • Erläuterung der Grundeinstellungsmöglichkeiten
  • Präsentation anhand eines Beispiels
  • Fragerunde

Wenn Sie Interessen an einer kostenfreien online Live-Präsentation haben, können Sie gerne eine Email an info@abacus-edv.de senden. Alle weiteren Termine für z. B. Webinare, Online-Talks und Live-Präsentationen rund um die Sage 100 finden Sie auch hier.

Fragen zur Sage 100 „Erweiterten Drucksteuerung“?

Wenn Sie Fragen zur “erweiterten Drucksteuerung” von abacus für die Sage 100 haben, können Sie sich gerne bei uns melden. Schreiben Sie bitte eine E-Mail an info@abacus-edv.de oder rufen Sie uns direkt an (Telefon: +49 38852 601-0).

Weitere Sage 100 Module des Monats

Schauen Sie sich gerne noch die weitere Sage 100 Module des Monats an:

 

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Dieser Beitrag wurde am 11.06.2021 von Dr. Katja Grzebiela erstellt.

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