Sanktionslistenprüfung – kennen Sie Ihre Geschäftspartner?

Nach den Terroranschlägen vom 11. September 2001 hat die Europäische Union eine Reihe von Verordnungen (z. B. Verordnung (EG) Nr. 2580/2001, Beschluss (GASP) 2016/1693 und Verordnung (EU) 2016/1686) erlassen, die jedes in der EU tätige Unternehmen verpflichten, vorhandene und neue Geschäftskontakte anhand von Sanktionslisten zu prüfen.

Gesetzliche Grundlagen

Die Europäische Union hat im Dezember 2001 eine Liste von Personen, Vereinigungen und Körperschaften festlegt, die an Terrorhandlungen beteiligt waren und restriktiven Maßnahmen unterliegen sollen. Diese Personen und Vereinigungen können sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU agieren. Die Liste wird mindestens einmal pro Halbjahr überprüft. Im Gemeinsamen Standpunkt 2001/931/GASP wurden zum einen die restriktiven Maßnahmen festgelegt und zum anderen auch die Kriterien, nach denen jemand in die Liste aufgenommen wird. Bei den restriktiven Maßnahmen wird zwischen Maßnahmen im Hinblick auf das Einfrieren von Geldern und sonstigen Vermögenswerten und Maßnahmen im Zusammenhang mit der polizeilichen und justiziellen Zusammenarbeit unterschieden. Zudem dürfen EU-externen Terroristen auch keine Gelder, Vermögenswerte oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Weitere detaillierte Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen finden Sie hier oder in den oben genannten Verordnungen und Beschlüssen.

Welche Auswirkung hat diese Vorordnung auf Ihr Unternehmen?

Im ersten Schritt müssen Sie sich als Unternehmen Ihrer Verantwortung bewusst sein. Warenlieferungen, z. B. aufgrund von Aufträgen, oder Zahlungen, z. B. aufgrund von eingehenden Lieferungen, an gelistete Personen sind verboten. Sie stellen einen Verstoß gegen das Außenwirtschaftsrecht dar und es müssen dann empfindliche Strafen bezahlt werden. Die zuständige Überwachungsbehörden sind die Bundesbank und das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle.

Das heißt: Jedes Unternehmen muss alle Neukunden, Lieferanten sowie Dienstleister und Mitarbeiter auf sogenannte Sanktionslisten (auch Compliancelisten oder Terrorismuslisten genannt) abprüfen. Das gleiche gilt für Bestandskunden und langjährige Kooperationspartner. Auch diese müssen in regelmäßigen Abständen überprüft werden.

Der altmodische und manuelle Weg im Umgang mit Sanktionslisten und Embargos

Da Sie nun das Problem kennen, überlegen Sie sicher, wie Sie eine schnelle und effektive Prüfung der Sanktionslisten innerbetrieblich gewährleisten könnten. Bei der altmodischen Variante würden Sie sich erstmal die Namenslisten der betroffenen Personen und Organisationen suchen und dann müssten Sie alle Neukunden, Bestandskunden, Lieferanten und Mitarbeiter mit den Listen abgleichen. Besonders bei neuen Kunden und Lieferanten wäre das wichtig. Wenn man nur mit wenigen Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet, ist es sicher möglich, dies so zu tun, aber natürlich auch sehr fehleranfällig und aufwendig.

Die IHK Region Stuttgart hat übersichtlich drei Möglichkeiten dargestellt um die bindenden Namenslisten zu finden.

Namensliste auf Basis der EU-Datenbank

Die EU-Kommission stellt die Datenbank Consolidated list of sanctions zur Verfügung. Dort finden Sie alle relevanten Informationen zu den gelisteten Personen und Organisationen, deren Gelder z. B. eingefroren sind und mit denen Sie keine Geschäfte tätigen dürfen. Um tatsächlich auf die Financial Sanctions Database -FSF platform zuzugreifen, benötigen Sie allerdings einen “EU Login”.

Namensliste auf Basis der Finanzsanktionsliste (FiSaLis)

Auf Basis der EU-Datenbank gibt es über das Justizportal des Bundes und der Länder mit der Finanzsanktionsliste (FiSaLis) eine alternative Prüfmöglichkeit. Diese Liste ist etwas besser in der Anwendung und enthält auch noch weitere Finanzsanktionen der EU. Über ein Suchfeld gibt man einfach den Namen ein und bekommt dann das Suchergebnis. Ich habe zum Test einmal meinen Namen “Grzebiela” eingegeben und es wurde kein Ergebnis gefunden.

Namensliste auf Basis der EU Sanctions Map

In manchen Fällen ist nicht nur eine Person mit Sanktionen belegt, sondern ein ganzes Land. Mit Hilfe der interaktiven Sanktions-Weltkarte (EU) der Europäischen Kommission kann überprüft werden, ob der jeweilige Handelspartner oder ggf. das Empfangsland von Sanktionen betroffen ist. Unterschieden wird bei der Landkarte zwischen chemischen Waffen, Cyberangriffen, Menschenrechten und Terrorismus. Wenn Sie dann z. B. auf ein Land klicken, können Sie sich auch zusätzlich die Namen von den gelisteten Personen und Unternehmen, die dazugehörigen gesetzlichen Verordnungen und Richtlinien anzeigen lassen.

Weitere relevante Listen

  • Vom U.S.-Department of Commerce zur Prüfung empfohlene Listen
  • Liste des Vereinigten Königreichs (HMT Her Majesty’s Treasury
  • Japanische Liste: Japanese End User List METI (Ministry of Economy, Trade and Industry)
  • Australische Liste: Australia DFAT (Department of Foreign Affairs and Trade)
  • Kanadische Liste: OSFI (Office of the Superintendent of Financial Institutions)
  • Schweizer SECO-Liste
  • UN Security Council Consolidated Sanctions List

Wie Sie sehen: Viele Wege führen nach Rom. Aber zum Glück gibt es auch digitale Abkürzungen. Alle Unternehmen, die die Sage 100 im Einsatz haben, können sich über ein neues Rockstar-Modul zur automatischen Sanktionslistenprüfung freuen.

Automatische Sanktionslistenprüfung in der Sage 100

Für die Sage 100 gibt es über das Rockstars-Lösungsangebot eine Sage 100 Sanktionslistenprüfung mit folgendem Funktionsumfang:

  • Nachweis der vollständigen Prüfung
  • Nachweis der regelmäßigen Prüfung
  • Historie aller Prüfungen mit Änderungsnachweis
  • Whitelist von sicheren Adressen
  • Erkennung von Wortähnlichkeiten
  • Abwertung von häufigen Wörtern (Firmierungen, etc.)
  • Prüfung von Personen und Organisationen
  • Automatisches Sperren von Datensätzen
  • Einstellbare Fuzzy-Suche

Die Vorteile einer solchen Compliance-Software-Lösung ist wahrscheinlich vielen schnell klar. Der wesentliche Nutzen dabei ist der Folgende:

  • Rechtssicherheit
  • Workflowverbesserung
  • Keine manuellen Prüfungen
  • Übersicht über alle relevanten Listen
  • Tagesaktuelle Prüfungen
  • Mitlaufende Dokumentation
  • Alle Daten bleiben „inhouse“
  • Schnelle und reibungslose Implementierung

Das Datenblatt mit weiteren Informationen zu dieser Sage 100 Erweiterung finden Sie hier:

Datenblatt Sage 100 Sanktionslisten

Umgang mit Sanktionslistentreffern

Was muss bei einem Sanktionslistentreffer getan werden? Was ist also zu tun, wenn man nun doch mit einer gelisteten Person oder Organisation in Kontakt getreten ist. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gibt dazu allgemeine Hinweise.

Option 1: Verwechselung?

Im ersten Schritt sollte nochmals überprüft werden, ob es sich nicht um eine zufällige Namensgleichheit handelt. Dafür sollten alle Identifikationsmerkmale genutzt werden. Wichtig ist z. B. das Geburtsdatum und der -ort.

Option 2: Ein “echter” Treffer

Wenn es sich um eine echten Treffer handelt, sagt das BAFA Folgendes: ” Wenn nach dieser eigenverantwortlichen Prüfung anhand aller Identifizierungsmerkmale und verfügbarer Informationen Zweifel hinsichtlich der Übereinstimmung fortbestehen oder ein „echter“ Treffer vorliegt, wenden Sie sich bitte an das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), sofern dies im Zusammenhang mit Güterlieferungen steht.” Detaillierte Infos dazu finden Sie hier.

 

Fragen?

Wenn Sie Fragen zur Sage 100 Sanktionslistenprüfung haben, können Sie sich gerne bei uns melden. Schreiben Sie bitte eine E-Mail an info@abacus-edv.de oder rufen Sie uns direkt an (Telefon: +49 38852 601-0). Es gibt z. B.


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Dieser Beitrag wurde am 09.09.2021 von Dr. Katja Grzebiela erstellt.